2.2.4.3 Přístupnost zápisu ze schůze rady obce
MV ČR
Odkdy a kde je po podpisu určených osob uložen zápis ze schůze rady obce?
Zápis musí být dle ustanovení § 101 odst. 3 OZř pořízen do 7 dnů od konání schůze rady obce. Zápis tak musí být počínaje osmým dnem (připadne--li lhůta na sobotu, neděli nebo svátek, pak nejbližší pracovní den – blíže viz § 40 SŘ) od proběhlé schůze uložen u obecního úřadu.
Komu je zápis ze schůze rady obce přístupný?
Dle ustanovení § 101 odst. 3 OZř věty páté zákona o obcích musí být umožněno na-hlédnutí do zápisu členům zastupitelstva obce.
Je povinností obce zveřejňovat zápisy a usnesení ze schůze rady obce na internetových stránkách obce (popř. na úřední desce obecního úřadu)?
Zveřejňování dokumentů o činnosti rady obce není ze zákona o obcích povinné, a s ohledem na "neveřejnost" schůzí rady obce je zákon nijak nepředpokládá. Zveřejnění takového zápisu však není zákonem zakázáno a též s ohledem na ustanovení § 97 zákona o obcích, dle kterého obec informuje občany o činnosti orgánů obce na zasedání zastupitelstva obce a dále jiným způsobem v místě obvyklým, jej nelze považovat za nežádoucí. Pokud se jedná o dobu zveřejnění, obec sama rozhodne, na jakou dobu dokument případně zveřejní. Podrobnosti lze stanovit např. v jednacím řádu rady obce.
Je třeba upozornit, že pokud obec zveřejní zápis ze schůze rady obce (nebo i jen přijatá usnesení ze schůze rady obce) na úřední desce obecního úřadu, je její po-vinností zachovat ochranu osobních údajů. Totéž se týká zveřejnění na internetových stránkách obce.
Může občan nahlížet do zápisu ze schůze rady obce?
Občan obce (též i fyzická osoba, která dosáhla věku 18 let a vlastní na území obce nemovitost, či fyzická osoba, která dosáhla věku 18 let, je cizím státním občanem a je v obci hlášena k trvalému pobytu, stanoví-li tak mezinárodni smlouva, kterou je Česká republika vázána a která byla vyhlášena) v souladu s ustanovením § 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích má právo nahlížet do usnesení rady obce. Zákon tak nestanoví povinnost zpřístupnit občanovi obce zápis ze schůze rady obce, ale toliko pouze výpis usnesení, které byly na dané schůzi obce přijaty (je nutno podotknout, že občan obce, ale i ostatní právnické či fyzické obce mají právo dožadovat se předložení zápisu ze schůze rady obce na základě příslušných ustanovení zákona o svobodném přístupu k informacím). Není však porušením zákona, je-li občanovi namísto výpisu usnesení předložen celý zápis ze schůze rady obce.
Jak přistupovat k otázce anonymizace dat při zpřístupňování zápisů a usnesení?
Při zpřístupnění zápisu nebo usnesení ze schůze rady obce "veřejným" způsobem, tedy na internetu, na úřední desce obecního úřadu, v obecním periodiku apod., je nutno začernit (anonymizovat) osobní údaje, jako je u fyzických osob např. rodné číslo a bydliště, jméno a příjmení. U jména a příjmení bude zaležet na velikosti obce a četnosti těchto jmen v dané obci – tj. možnosti identifikovat konkrétní osobu. Doporučujeme však výslovně uvést k takovému dokumentu zmínku, že jde o zkrácený, resp. anonymizovaný zápis či usnesení. Je však nutno podotknout, že jsou-li zápis či usnesení ze schůze rady obce zpřístupněny občanovi obce (ať již na základě využití práva občana obce dle ustanovení § 16 zákona o obcích, či zákona o svobodném přístupu k informacím), je třeba občanovi obce poskytnout neanonymizovanou verzi takového dokumentu. V případě poskytnutí takového dokumentu jiné osobě než občanovi obce, bez ohledu na způsob, je nutno poskytnout verzi anonymizovanou (srov. rozsudek Nejvyššího správního soudu 6 As 40/2004 ze dne 25. srpna 2005).
Občan požádá o nahlédnutí do usnesení ze schůze rady obce a vzápětí si jej ofotí. Je to možné?
Pokud by občan obce zažádal o nahlédnutí do výpisu usnesení (ale potažmo i do zápisu ze schůze rady obce a tento mu byl poskytnut) a vzápětí si jej sám ofotil, není důvodu mu v tom bránit či předem zakazovat, tudíž je to možné a v souladu se zákonem. Jak již bylo uvedeno výše, i případná ochrana osobních údajů pak přechází na tohoto občana, který o nahlédnutí požádal.
V souladu s principem dobré správy je za zákonný pojem "výpis" nutno považovat i možnost pořízeni kopie vlastním záznamovým zařízením (fotoaparát, video-kamera, mobilní telefon apod., ale např. i pořízení fotokopie, pokud obecní úřad např. tuto službu nabízí). Týká se to jak členů zastupitelstva obce, tak i ostatních občanů obce a dalších subjektů, uvedených v § 16 a § 17 zákona o obcích.
Zápis ze schůze rady obce nebyl vypracován v zákonné lhůtě 7 dní z důvodu nemoci. Jaký je v takovém případě postih ze zákona?
Zákon žádnou výjimku (ať již z důvodu nemoci, dovolené apod. člena rady obce, který má podepsat dotčený zápis ze schůze rady obce, či např. pracovníka obecní-ho úřadu, který zápis vyhotovuje) nezná. Je vhodné, aby např. starosta a místostarosta obce nečerpali dovolenou ve stejném termínu, případně na možnost nemoci pamatovat v jednacím řádu rady obce. Stejně tak je vhodné zajistit zastupitelnost zaměstnanců obecního úřadu zpracovávajících případně zápis, a to tak, aby byli všichni schopni zápis do 7 dnů od skončení schůze vypracovat a podepsat.
Nebude-li zápis v zákonné lhůtě pořízen, jedná se jednoznačně o porušení § 101 odst. 3 zákona o obcích, což bude v případě kontroly výkonu samostatné působnosti jedním ze…
