Návrh spisového a skartačního řádu

2.4.3 Návrh spisového a skartačního řádu

JUDr. Peter Samčík

Úvod

Spisovou službou se pro účely tohoto řádu rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, vznikem, evidencí, oběhem, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, označováním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů. Dokumenty se pro účely tohoto spisového a skartačního řádu rozumějí písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti.

Manipulaci s dokumenty provádí pro všechna pracoviště obecního/městského úřadu (dále jen "úřad“) podatelna, jejíž součástí je i výpravna, dále spisovny a pověření zaměstnanci jednotlivých odborů/oddělení úřadu. Dle potřeby může být zřízena i podatelna odboru/oddělení (dále jen "útvar“).

Spisový řád

Příjem a evidence dokumentů

Veškeré dokumenty doručené do úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají evidenci. Tuto evidenci úřadu vedou jednotlivé útvary (odbory nebo oddělení) úřadu. Evidenčními pomůckami jsou podací deníky, podací knihy útvarů, předávací seznamy. Dokumenty z vně úřadu se přijímají na vnitřním předpisem určeném místě – v podatelně úřadu nebo na sekretariátu starosty (dále jen podatelna).

Převzetí doporučených zásilek potvrdí podatelna poště otiskem razítka a podpisem na úhrnném podacím lístku. Převzetí dokumentů přímo od občanů nebo organizací potvrdí na vyžádání stejným způsobem na kopii dokumentu. Podatelna u zásilek zkontroluje adresy a jejich obal, poškozené zásilky protokolárně zastaví a závady reklamuje u pošty. Zároveň poště vrátí i zásilky doručené omylem.

Pokud dokument přijme přímo některý útvar úřadu, zajistí zaevidování kompletního dokumentu v podatelně. Úřední záznam o telefonickém podání a podání učiněná jinak než písemně (např. faxem či e-mailem) musí být též, bez ohledu na příjemce, bezodkladně zaevidována v podatelně spolu s jejich převedením na médium s delší životností, např. vytištěním. Podání učiněné faxem se okopíruje, podání učiněné elektronicky (e-mailem) se vytiskne. Za ověření platnosti shody vytištěné kopie s originálem, příp. za platnost elektronického podpisu, zodpovídá podatelna.

Zároveň podatelna ověřuje podpisem pracovnice podání opatřené elektronickým podpisem a stejným způsobem zodpovídá za ověření platnosti elektronického podpisu a shody kopie převedené na médium s delší životností s originálem. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena. Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu, se zaevidují na obálku a předají se neotevřené zaměstnanci. Pokud zaměstnanec po otevření zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí on sám nebo prostřednictvím podatelny jeho dodatečné zaevidování (věc, počet listů, příloh atd.).

Neotevřené se předávají po zaevidování na obálku též zásilky určené starostovi, členům rady, tajemníkovi úřadu, členům zastupitelstva i zásilky, u nichž je na kterémkoli místě uvedeno jméno či funkce starosty, člena rady kraje, tajemníka, zásilky obsahující utajované skutečnosti a písemnosti s označením "zvláštní skutečnost“ (ZS), výběrová řízení, soutěže, veřejné zakázky, dokumenty důvěrného charakteru (např. označené jako "důvěrné“).

Dokumenty, u nichž je v adrese uveden bez bližšího určení obecní úřad, podatelna otevře a pokusí se zjistit adresáta. Pokud adresát nebude zřejmý, předá dokument tajemníkovi obecního úřadu (není-li tato funkce zřízena – starostovi). Obdobným způsobem postupuje u dokumentů, kde je v adrese uvedena bez bližšího určení obec. Tyto dokumenty předá Starostovi obce.

Písemnosti označené stupněm utajení a nebo označené jako "zvláštní skutečnost“ (ZS) se předají neotevřené, opatřené podacím razítkem na obálce. Tyto písemnosti předávají osoby určené k rozdělování pošty osobě, která odpovídá za jejich evidenci a zpracování.

Všechna podání doručená úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti, kromě následujících dokumentů, které se neoznačují jednacími čísly

• dodavatelské faktury – faktury přijaté,

• reklamní a informační materiál,

• zápisy z porad vedení, usnesení rady a zastupitelstva,

• vrácené doručenky (včetně obálek),

• oznámení o nadcházejícím propuštění osoby z výkonu trestu odnětí svobody,

• vyjádření, stanoviska,

• doklady došlé na vědomí, oběžníky,

• ceníky, cenové výměry,

• cestovní účty,

• dohody o půjčkách,

• dovolenky,

• objednávky na zboží a práce, potvrzení objednávek z různých podniků,

• neschopenky,

• osobní agenda,

• podpory při ošetřování dítěte,

• žádanky o opravy, žádanky jízd,

• sestavy, statistická hlášení.

se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. Přehled zkratek útvarů užívaných při zapisování do podacího deníku včetně vysvětlivek tvoří přílohu č. 5 tohoto řádu.

Dokumenty, pro něž je předepsána zvláštní evidence (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v plat. znění), se evidují odděleně v samostatné evidenci podle nařízení vedoucího příslušného útvaru. Označují se čísly jednacími vytvořenými z pořadových čísel začínajících počátkem každého roku číslem 1. Jejich součástí je označení zvláštní evidence.

Podací deník obsahuje tyto údaje (viz § 2 odst. 5 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby)

1. pořadové číslo dokumentu,

2. datum doručení podání nebo vzniku vlastního dokumentu,

3. identifikace odesílatele,

4. číslo jednací jeho podání s počtem listů a příloh,

5. věc (stručný obsah podání), případně předchozí číslo jednací v téže věci,

6. přidělení k vyřízení,

7. způsob vyřízení podání,

8. den odeslání, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, údaj o uložení dokumentu (ukládací znak),

9. záznam o vyřazení ve skartačním řízení.

Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince.

Zaměstnanci pověření vedením společné spisové evidence, případně zaměstnanci podatelny opatří všechna doručená podání v den, kdy byla do úřadu doručena, podacím razítkem. Dokumenty zaevidují v podacím deníku a opatří otiskem podacího razítka. U zásilek, které se neotvírají, se otiskne podací razítko na obálku, otisk vyjma data doručení se nevyplňuje. Doručené telegramy, faxy a elektronicky přijímané dokumenty eviduje podatelna jako ostatní podání, opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina a minuta) a předá zpracovateli.

Otisk podacího razítka obsahuje: název úřadu, datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, číslo jednací, zkratku zpracovatele a počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů, spisový a skartační znak včetně skartační lhůty.

Číslo jednací dokumentu tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené posledním dvojčíslím běžícího kalendářního roku nebo celým rokem, a spisovou značkou útvaru, případně doplněné číselným nebo abecedním označením jeho organizační součásti, příp. zpracovatele. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání.

Souborem ukládacích znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt přiřazených jednotlivým druhům dokumentů je tvořen spisový a skartační plán (viz dále).

Obálka se ponechává jako součást dokumentu,

1. je-li v souladu se zvláštními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou,

2. není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na dokumentu s datem poštovního razítka,

3. není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele,

4. má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení,

5. u zásilek zasílaných na dodejku,

6. je-li podací razítko otištěno pouze na obálce,

7. u stížností,

8. je-li adresa odesílatele pouze na obálce.

V ostatních případech se obálky vyřadí bez skartačního řízení.

Zjistí-li zpracovatel při zápisu nového podání do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce "Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu.

Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje stejné údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce "Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše "Sběrný arch.“

Přebírání a vyřizování dokumentů

Zaevidované a roztříděné dokumenty předává podatelna prostřednictvím určených zaměstnanců jednotlivých odborů vedoucím odborů a útvarů úřadu. Při oběhu dokumentů musí být zabezpečeno sledování jejich předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem.

Není přípustné, aby se korespondence dostala na odbory a útvary mimo tento stanovený postup. Za dodržení tohoto postupu odpovídají všichni vedoucí odborů a útvarů. Po zaevidování předávají určení zaměstnanci dokument příslušným zpracovatelům k vyřízení.

Veškeré dokumenty, týkající se téže věci (např. podání, záznamy, protokoly, posudky, stanoviska, dobrozdání, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení) tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejnižším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejstaršího dokumentu. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačuje na dokumentech vedle podacího razítka a v podacím deníku. Spojování dokumentů provádí zaměstnanec pověřený vedením spisové evidence, příp. zpracovatel.

Odpověď na doručený dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím doručeného dokumentu. K podání se vždy připojuje stejnopis, případně koncept vyřízení.

Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu, případně připojí úřední záznam na zvláštním listu. Záznam musí obsahovat náležitosti stanovené zvláštními právními předpisy (např. zákon č. 500/2004 Sb., o správním řízení (správní řád), vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu v plat. znění).

Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu, zpracovatel do rubriky podacího deníku "Došlo od“ napíše "Vlastní“ nebo "Vl.“.

Každá příloha musí být označena číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. "K č.j. ./..).“

Dokumenty postupované k přímému vyřízení jinému odboru nebo útvaru jsou předávány zásadně bezodkladně přes podatelnu. Za bezodkladné předání odpovídá zaměstnanec předávajícího odboru nebo útvaru.

Po vyřízení se k dokumentu připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který jej vyřídil. Obdobné údaje uvede zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku do kolonky "Vyřízeno“.

Úprava a podepisování dokumentů, užívání razítek

Podepisování dokumentů se řídí vnitřním předpisem úřadu. Na dokumentu musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a funkce podepisujícího. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel.

Pro užívání úředních razítek se státním znakem, jeho vyobrazení a tvar platí ustanovení § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky.

Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují evidenčními čísly, která musí být v otisku razítka čitelná.

Evidenci úředních razítek s jejich otiskem a jménem, příjmením, funkcí, datem a podpisem zaměstnance, který razítko převzal a užívá, vede určený odbor nebo oddělení. Při každém předávání těchto razítek je povinností zaměstnanců uvědomit o tom přísl. odbor nebo oddělení, které opraví zápis v knize evidence razítek.

Ztrátu úředního razítka oznámí úřad bezodkladně na Ministerstvo vnitra ČR – odbor dozoru a kontroly…