Elektronické komunikace a datová schránka

11.1.3.1 Elektronické komunikace a datová schránka

doc. JUDr. Pavel Mates, CSc.

Možnost fyzických a právnických osob komunikovat se státními orgány a jinými orgány veřejné moci elektronickými prostředky existuje u nás sice již delší dobu, nicméně dosud byla záležitostí spíše okrajovou a převládající zůstává klasická forma v podobě listinných dokumentů. Totéž platí i pro způsoby a formy styku mezi orgány veřejné moci navzájem. Komplikující moment pro větší rozvoj elektronické komunikace představuje i skutečnost, že její právní úprava je parciální, pro jednotlivé oblasti a rezorty speciální a tím také nejen nejednotná, ale také nekompatibilní a nutně málo přehledná.

Jak plyne již z názvu, reguluje zák. č. 300/2008 Sb. dva základní okruhy otázek: předně elektronické úkony činěné mezi orgány veřejné moci navzájem i vůči fyzickým a právnickým osobám a těchto (soukromých) subjektů ve vztahu k orgánům veřejné moci prostřednictvím datových schránek a s tím související provozování informačního systému datových schránek a dále tzv. autorizovanou konverzi dokumentů tj. jejich převod dokumentů z elektronické podoby do listinné nebo naopak.

Orgány veřejné moci

S ohledem na svoji věcnou působnost vymezuje zákon pojem orgánu veřejné moci značně široce, když pod něj zahrnuje: státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond, jakož i jiné státními fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas a Českou televizi, samosprávné profesní komory, notáře a soudní exekutory.

Státními orgány se rozumí orgány moci zákonodárné (Parlament), výkonné (vláda, ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy, územní odborné orgány, státní zastupitelství, veřejné sbory, Česká národní banka atd.) i soudní. Orgány územních samosprávných celků jsou orgány obcí a krajů, v praxi půjde v prvé řadě půjde o obecní a krajské úřady, mohou to ovšem být i zvláštní orgány obcí a krajů a další. Jinými státními fondy jsou např. Státní fond rozvoje bydlení nebo Státní fond životního prostředí. Orgánem veřejné moci jsou pro účely tohoto zákona obě hlavní veřejnoprávní média, tedy Český rozhlas a Česká televize a rovněž nestátní subjekty, tj. veškeré zdravotní pojišťovny, samosprávné komory (např. advokátní, notářská, veterinárních lékařů) a konečně též notáři a soudní exekutoři, a to bez ohledu na to, jaké konkrétní úkony provádějí.

Negativně je působnost zákona vymezena tím, že se nevztahuje na dokumenty obsahující utajované informace podle zák. č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, který obsahuje speciální režim nakládání s nimi.

Datová schránka

Jedním z klíčových institutů celého zákona a systému, který se tu vytváří, je datová schránka. Není to běžná e-mailová adresa, zákon ji označuje jako úložiště, tj. datový soubor přiřazený určitému oprávněnému subjektu, uživateli (§ 2). Její funkcí je zajišťovat doručování orgány veřejné moci a provádění úkonů vůči nim.

Předeslat je třeba dvě skutečnosti: předně orgány veřejné moci si budou napříště mezi sebou doručovat v zásadě prostřednictvím datové schránky, která bude sloužit, až na stanovené výjimky, i k provádění úkonů soukromých subjektů vůči těmto orgánům, a za druhé tyto schránky nejsou určeny pro styk mezi soukromými subjekty navzájem. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra, které též spravuje jejich informační systém.

Zřizování datových schránek

Zřizování datových schránek se bude dít jednak fakultativně (k žádosti), jednak obligatorně.

Výlučně fakultativně budou datové schránky zřizovány nepodnikajícím fyzickým osobám, a bude tedy zcela na nich, zda si nadále ponechají pro komunikaci s orgány veřejné moci dosavadní způsoby, formy, či si zvolí možnost komunikace datovými zprávami (§ 3 zákona).

Předpokladem k tomu, aby fyzická osoba měla datovou schránku, je podání žádosti Ministerstvu vnitra. Platně může pořádat pouze osoba plně způsobilá k právním úkonům (datovou schránku tedy nemůže mít nejen ten, jehož způsobilost byla omezena, resp. kdo jí byl zbaven, ale také osoba nezletilá). Vzhledem k tomu, že každý smí mít pouze jednu datovou schránku, nebude relevantní žádost o zřízení další schránky.

Ministerstvo zřídí schránku do tří pracovních dnů ode dne podání žádosti; uvedená lhůta je pořádková a s jejím nedodržením nejsou spojeny žádné bezprostřední právní důsledky.

Obligatorními obsahovými náležitostmi žádosti jsou: jméno, popřípadě jména, příjmení a jejich změny, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození (jestliže se žadatel narodil v cizině, pak místo narození a stát) a u cizinců státní občanství.

Za předpokladu, že žádost o zřízení datové schránky splňuje veškeré uvedené požadavky, je na její zřízení právní nárok. V opačném případě ministerstvo žadatele vyzve, aby odstranil zjištěné nedostatky a stanoví mu k tomu lhůtu. Není-li na tuto výzvu reagováno, ministerstvo dotyčnému sdělí, že datovou schránku nezřídí. Stejně postupuje v případě, že osoba již jednu schránku má a také není-li dotyčný způsobilý k právním úkonům. Věc se tedy vyřizuje pouhým sdělením a nevydává se o tom rozhodnutí ve správním řízení.

Také datová schránka podnikající fyzické osoby se zřizuje zásadně k její žádosti, a to opět ve lhůtě tří pracovních dnů od jejího podání. Rovněž zde platí, že každý takový subjekt může mít než jednu datovou schránku, a to bez ohledu na to, kolik vykonává činností. Není rozhodné, podle jakého zákona osoba podnikatelskou činnost vykonává.

Zvláštní režim platí pro advokáty, daňové poradce a insolvenční správce (viz zák. č. 312/2006 Sb., o insolvenčních správcích, ve znění pozdějších předpisů). Těmto je zřizována datová schránka automaticky, jakmile Ministerstvo vnitra obdrží sdělení advokátní komory, komory daňových poradců či Ministerstva spravedlnosti, že osoba byla zapsána do seznamu advokátů, daňových poradců a insolvenčních správců. Každý advokát, daňový poradce a insolvenční správce může mít pouze jednu datovou schránku, bude-li však vykonávat ještě jinou podnikatelskou činnost, podle zvláštního zákona, může mít pro ni zřízenu další schránku.

Údaje, které je třeba uvést v žádosti, jsou obdobné jako u nepodnikající fyzické osoby. Jsou jimi jméno (jména) a příjmení, resp. obchodní firma, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození (jestliže se dotyčný narodil v cizině, pak místo narození a stát), u cizinců státní občanství, identifikační číslo ekonomického subjektu a místo (sídlo) podnikání.

Pokud jde o proces zřizování datové schránky na základě žádosti, platí v podstatě shodný režim jako v případě nepodnikající fyzické osoby (§ 4 odst. 6 zákona).

Jinak je tomu u právnických osob. Pro právnickou osobu zřízenou podle zákona (jedná se např. o veřejnou vysokou školu), právnickou osobu, která se zapisuje do obchodního rejstříku, a organizační složku podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, bude datová schránka bezplatně zřízena bezodkladně po jejím vzniku, resp. jakmile ministerstvo obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku.

Jiným než uvedeným právnickým osobám se zřizuje datová schránka na žádost, která musí obsahovat: název nebo obchodní firma, identifikační číslo ekonomického subjektu, resp. registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, adresu sídla, jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby a stát registrace nebo evidence právnické osoby. Každá právnická osoba může mít jen jednu datovou schránku. Co se týče vyřizování žádosti, platí v podstatě totéž, co bylo řečeno u datové schránky fyzické osoby.

Ve všech uvedených případech platí, že žádost je třeba podat písemně a opatřit úředně ověřeným podpisem.

Podle § 27 zákona je však možno žádosti a oznámení činit také prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy, jímž je podle § 8a zákona o informačních systémech veřejné správy, zák. č. 365/2000 Sb. tzv. Czech POINT. Úředně ověřený podpis není požadován, je-li žádost podepsána před příslušným zaměstnancem Ministerstva vnitra či v kontaktním místě. Požadavku úředně ověřeného podpisu rovněž vyhovuje, je-li žádost podepsána zaručeným elektronickým podpisem.

Pokud se týče orgánů veřejné moci, je jim zřizována datová schránka bezprostředně po jejich vzniku. Vzhledem k tomu, že k jejich zřízení může dojít pouze zákonem, je třeba za takový okamžik považovat nabytí účinnosti příslušného zákona. Notářům a soudním exekutorům zřídí ministerstvo schránku, jakmile obdrží informaci příslušné profesní komory, že dotyčný byl zapsán do stanovené evidence. Stejně jako u všech již zmíněných smí mít každý orgán veřejné moci toliko jednu datovou schránku (§ 6 zákona).

Identifikace datové schránky

K identifikaci datové schránky orgánu veřejné moci bude sloužit identifikátor, jehož tvorba bude upravena vyhláškou. Tento identifikátor zásadně nesmí být zaměnitelný s žádným jiným identifikátorem, který je používán orgány veřejné moci (takovou podobu má např. registrační číslo, DIČO, IČO apod.).

S ohledem na jejich strukturu platí speciální režim pro orgány obcí a krajů: pro všechny tyto orgány se zřizuje pouze jedna datová schránka, což platí také pro orgány městských částí hlavního města Prahy a orgány městských částí, resp. obvodů statutárních měst (viz § 4 zákona o obcích, zák. č. 128/2000 Sb.). Vedoucími orgány veřejné moci jsou pouze hejtman kraje, primátor hlavního města Prahy a starostové obce, městských částí a obvodů, nikoli např. místostarosta, tajemník obecního úřadu nebo ředitel krajského úřadu.

Přístup do datových schránek

S ohledem na praktický význam datových schránek jakožto elektronického úložiště dokumentů je důležité určení rozsahu přístupu do nich.

Zákon zde rozlišuje dvě skupiny osob:

1. Bez dalších podmínek mají přístup do "svojí“ datové schránky fyzické osoby a podnikající fyzické osoby, statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a vedoucí orgánu veřejné moci. Tito mají ex lege jednak přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou, jednak mohou učinit příslušné úkony k znepřístupnění datové schránky podle § 11 zákona.

2. Druhou skupinu tvoří ti, kteří byli pověřeni, resp. zmocněni "majitelem“ datové schránky, tedy fyzickou osobou nebo statutárním orgánem právnické osoby či vedoucím orgánu veřejné moci. Kolik osob bude takto pověřeno a v jakém rozsahu se jim dostane oprávnění vstupovat do datové schránky, je zcela na tom, jemuž byla schránka zřízena (§ 8 odst. 6 zákona). Mají-li mít tyto pověřené osoby přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou, musí to určit ten, jemuž byla schránka zřízena nebo administrátor.

Subjekty, jimž byla datová schránka zřízena, mohou dále určit tzv. administrátora, který bude mít právo činit pověření, odvolávat jej a určovat jeho rozsah a dále provádět úkony vůči Ministerstvu vnitra, zejména v souvislosti se znepřístupněním a opětovným zpřístupněním datové schránky. V praxi bude samozřejmě tato funkce přicházet v úvahu u větších organizací typu ústředních správních úřadů nebo velkých průmyslových a obchodních podniků, kde není dosti dobře možné, aby vedoucí činitel nebo statutární orgán řešil tyto detailní a současně odborné otázky.

Do datové schránky se subjekt, který je oprávněn k přístupu, přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů, jimiž jsou jméno a heslo, které vydává Ministerstvo vnitra. Zákon ukládá, aby se s přístupovými údaji zacházelo tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. Nedodržení této povinnosti není sankcionovatelné podle zákona č. 300/2008 Sb., mohlo by však založit např. odpovědnost k náhradě škody nebo jiné újmy.

Kromě přístupových údajů může být přístup do datové schránky zajištěn i jinými, bezpečnějšími způsoby (např. čipovou kartou) a je na subjektu, jemuž byla schránka zřízena, který z nich využije.

Přístupové údaje

Přístupové údaje musí Ministerstvo vnitra zaslat osobě, jíž byla schránka zřízena, resp. administrátorovi, bezodkladně po jejím zřízení. Učinit tak musí výhradně do vlastních rukou adresáta. K zpřístupnění datové schránky dochází prvním přihlášením se osoby, jíž byla schránka zřízena, resp. administrátora (bude-li tedy mít právo přístupu více členů statutárního orgánu právnické osoby, je schránka zpřístupněna, jakmile se do ní přihlásí kterýkoli z nich). Aby nemohly vznikat průtahy a nejasnosti způsobené tím, že se nikdo do schránky, případně i vědomě nepřihlásí, platí, že k zpřístupnění schránky dochází vždy nejpozději patnáctým dnem po doručení přístupových údajů (§ 10 odst. 2 zákona). Okamžikem zpřístupnění je schránka otevřena jak tomu, pro nějž byla zřízena, tak i pro orgány veřejné moci, které do ní zasílají datové zprávy.

Přístupové údaje pro pověřené osoby se zasílají zásadně do rukou těch, jímž byla datové schránka zřízena. Na jejich žádost, případně na žádost administrátora však Ministerstvo vnitra zašle tyto údaje buď přímo pověřené osobě nebo administrátorovi. Pro zasílání žádostí platí již zmíněný režim § 27 zákona.

Znepřístupnění datové schránky

S ohledem na funkci datové schránky je třeba zajistit možnost jejího znepřístupnění (§ 11), zneplatnění přístupových údajů (§ 12) a zrušení datové schránky (§ 13). Stát se tak může buď ex lege nebo k žádosti.

1. Znepřístupnění schránky

   Ministerstvo vnitra znepřístupní datovou schránku fyzické osoby a podnikající fyzické osoby (případně i zpětně) ke dni úmrtí osoby, pro niž byla datová schránka zřízena, resp. dni uvedeném v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého jako den úmrtí této osoby, dále ke dni nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení či omezení způsobilosti osoby k právním úkonům a dni, kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby, výkonu trestu odnětí svobody, výkonu zabezpečovací detence (viz zák. č. 129/2008 Sb., o výkonu zabezpečovací detence a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů), ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu (např. nařízení karantény). Povinnost učinit schránku nepřístupnou plyne ministerstvu přímo ze zákona a není k omu třeba žádného dalšího úkonu.

   Rovněž ze zákona je ministerstvo povinno znepřístupnit datovou schránku fyzické osoby a právnické osoby, případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence (např. z obchodního rejstříku nebo rejstříku nadací a nadačních fondů). Obdobně se postupuje také v případě orgánů veřejné moci a právnických osob zřízených zákonem, kdy k znepřístupnění schránky dojde ke dni, kdy zákon, jímž se tato právnická osoba či orgán veřejné moci zrušují, vstoupí v účinnost. U notářů a soudních exekutorů se zrušení provádí ke dni zániku jejich funkce.

   Datová schránka může být znepřístupněna také k žádosti. Tento postup přichází ovšem v úvahu pouze u schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby, nikoli tedy orgánu veřejné moci. K znepřístupnění dochází nejpozději třetím pracovním dnem následujícím po podání takové žádosti. Ministerstvo vnitra naopak takto znepřístupněnou opět zpřístupní do tří pracovních dní od podání žádosti (žádost o zpřístupnění může podat kromě uvedených osob také administrátor). S cílem zabránit příliš častým změnám, které by mohly vyvolat nejasnosti a komplikovat řízení, tím spíše vzhledem k nežádoucím spekulativním krokům, platí, že byla-li datová schránka v posledním roce znepřístupněna dvakrát, je možno ji zpřístupnit až po uplynutí jednoho roku od posledního znepřístupnění.

2. Zneplatnění přístupových údajů

   Smyslem zneplatnění přístupových údajů je zabránit tomu, aby se do schránky mohly dostat i osoby, které k ní nemají legální přístup vůbec (např. jimž se dostaly do rukou přístupové údaje tím, že je odcizily nebo nalezly) nebo tento přístup sice měly, ale pozbyly jej.

   Ministerstvo vnitra zneplatní přístupové údaje osoby, která je oprávněná k přístupu do datové schránky, jakmile obdrží oznámení této osoby. Zákon předpokládá tento postup zejména v případě, že došlo ke ztrátě a odcizení přístupových údajů, může tomu tak být také např. při vyzrazení údajů. Aby nevznikaly problémy, současně se zneplatněním zašle do vlastních rukou nové přístupové údaje. Jestliže však bude toto oznámení učiněno prostřednictvím Czech POINTu, budou přístupové údaje poskytnuty na počkání, tedy ihned (§ 27 odst. 3…