3.2.1
Cestovní náhrady – náhrada výdajů při tuzemských cestách
Ing. Karel Janoušek
NahoruNáhrada jízdních výdajů při tuzemských cestách
V komentáři jsou uvedeny náhrady jízdních výdajů, které přísluší zaměstnancům v podnikatelské sféře. Ve smyslu § 174 ZP postupuje obdobně zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře. Při poskytování náhrad jízdních výdajů zaměstnancům zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP se postupuje tak, jak je uvedeno v § 157 až 161 ZP.
Jedinou odchylkou je pouze to, že sazba základní náhrady za použití vozidla, které zaměstnavatel jako dopravní prostředek na pracovní cestě zaměstnanci neposkytl, uvedená v platné vyhlášce MPSV, je závazná, zaměstnavatel ji nemůže se zaměstnancem sjednat ani ji určit v jiné výši.
Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít, určuje zaměstnavatel svým rozhodnutím nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Takovéto rozhodnutí může uvést např. na tiskopisu cestovního příkazu, na žádance o použití služebního vozidla, v knize jízd, ve vnitřním předpisu nebo v jiném svém rozhodnutí. Jako dopravní prostředek může zaměstnavatel nařídit použití jakéhokoliv dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (MHD, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužby, jiného dopravního prostředku, služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky apod. Zaměstnavatel není ve svém rozhodování o způsobu dopravy omezen žádným obecně platným předpisem. I při stanovení způsobu dopravy by však měl vzít v úvahu oprávněné zájmy zaměstnance, tzn. povolit např. v nočních hodinách, kdy se zaměstnanec nemůže dopravit veřejnou hromadnou dopravou na nejbližší vlakové nádraží (bylo-li nařízeno zaměstnanci použití vlaku), použití taxislužby.
Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci za dopravní prostředek, který k použití při pracovní cestě zaměstnavatel před pracovní cestou prokazatelně stanovil. Při vyúčtování jízdních výdajů je zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad o výši vynaložených výdajů (s výjimkou dále uvedených případů u MHD a vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku. Pokud takovýto doklad (jízdenku, letenku) z objektivních důvodů nedoloží, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 ZP.
Náhrada jízdních výdajů MHD přísluší zaměstnanci i v případě, že je mu poskytována náhrada jízdních výdajů jiným veřejným hromadným dopravím prostředkem (např. autobus, vlak, letadlo) nebo náhrada za použití soukromého vozidla.
Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec skutečné jízdní výdaje prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Vzhledem k tomu nemůže zaměstnavatel zaměstnanci nařídit, aby jízdenku z MHD při vyúčtování cestovních náhrad předložil. Tato výjimka ze zásady prokazatelnosti je uvedena v § 159 odst. 2 ZP.
V případě použití místní hromadné dopravy na pracovní cestě v jiné obci, než má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, musí zaměstnanec výši jízdních výdajů prokázat dokladem (jízdenkou), pokud zaměstnavatel nevyužije ustanovení § 185 ZP.
Jestliže však zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití MHD způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá, náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší.
Při použití taxislužby prokáže zaměstnavatel jízdní výdaje dokladem taxislužby.
Pokud zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než mu byl zaměstnavatelem k použití na pracovní cestě prvotně určen, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, a to i v případě, že předloží doklad o ceně jízdného dopravním prostředkem, který skutečně použil. Takto se postupuje v případě, kdy zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. autobus a zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použil svůj soukromý osobní automobil. Vzhledem k uvedenému ustanovení však v tomto případě zaměstnanci nepřísluší náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty, ale ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě ve výši ceny jízdného autobusem. Tuto cenu zaměstnavatel zjistí např. na internetu či dotazem u dopravce.
Jestliže zaměstnavatel s použitím jiného než předem určeného dopravního prostředku zaměstnanci souhlas nedá, nemůže ho zaměstnanec použít. Pokud by tak přesto učinil, porušil by pracovněprávní příkaz zaměstnavatele a náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší.
V případě, kdy zaměstnavatel neurčí použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy či taxislužby a ani neposkytne zaměstnanci na pracovní cestu služební vozidlo, může požádat zaměstnance, aby jako dopravní prostředek použil:
-
soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným vlastnictvím zaměstnance, anebo vozidlem ve společném jmění manželů),
-
vozidlo, které je v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,
-
vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu, tj. vozidlo, které si pořizuje formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny vozidel,
-
vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výpůjčce nebo výprose.
Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnance požádá o použití některého z uvedených vozidel (dále jen soukromé vozidlo) a zaměstnanec ho na pracovní cestě použije, přísluší zaměstnanci základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Nemůže tedy nastat případ, kdy zaměstnanec svévolně použije na pracovní cestu soukromé vozidlo a po ukončení pracovní cesty mu zaměstnavatel poskytne náhradu jízdních výdajů za použití tohoto vozidla.
Forma žádosti zaměstnavatele není stanovena, nemusí být tedy písemná. Pokud bude na cestovním příkazu zaměstnavatelem uvedena např. zkratka AUV (auto vlastní) a na základě toho zaměstnanec své soukromé vozidlo použije, pak se má za to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele.
Základní náhrada se stanoví jako součin sazby základní náhrady a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě, přičemž výše této sazby je uvedena v § 157 odst. 4 ZP, a to jako minimální. Každoročně je upravována prováděcí vyhláškou MPSV.
Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (PHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě a ceny PHM.
Spotřeba pohonné hmoty vozidla se zjistí z technického průkazu vozidla nebo osvědčení o registraci vozidla, ke kterému technický průkaz nebyl vydán. Pokud je v technickém průkazu uveden údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie (třetí údaj o spotřebě v případě, že v kolonce spotřeba paliva je uvedena např. norma 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832), použije se tento údaj. Tyto normy mohou být v technickém průkazu uvedeny také v podobě bez zkratky ES nebo EU, příp. mohou mít i označení EC apod., anebo za těmito normami mohou být v některých případech uvedena písmena, např. EU 136/2014 W, ES 2017/1347 AG, 2018/1832 DG apod. Jestliže v technickém průkazu takovýto údaj není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu.
V novějších technických průkazech vydávaných do konce roku 2023 a v osvědčení o registraci vozidla vydávaném od roku 2024 je již uváděn jen jeden údaj o spotřebě v kolonce V.8 Kombinovaná spotřeba, který se k uvedenému účelu použije.
Není-li však v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci vozidla uveden žádný údaj o spotřebě PHM, je situace pro zaměstnance (nikoliv pro zaměstnavatele) velmi složitá, protože v tom případě musí zaměstnanec předložit zaměstnavateli technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla shodného typu se stejným obsahem válců, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. Nedoloží-li zaměstnanec spotřebu uvedeným způsobem, nelze mu žádnou náhradu za spotřebované PHM proplatit, protože ji nelze hodnověrně vypočítat.
Cenu PHM prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Z uvedeného dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou. To znamená, že nemusí být bezprostředně z doby konání pracovní cesty, ale může být i z doby před pracovní cestou či po ní. Protože zákoník práce nestanoví, co to je patrná souvislost s pracovní cestou, je vhodné, aby zaměstnavatel např. ve svém vnitřním předpisu specifikoval, co pro uvedený účel za patrnou souvislost s pracovní cestou považuje. Pak odpadnou případné spory se zaměstnancem i s kontrolním orgánem. Rozumnou tolerancí jsou 2 dny před až 2 dny po pracovní cestě.
Škoda na vozidle
Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, použije se cena uvedená ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období.
Podle § 265 ZP zaměstnavatel odpovídá za škodu na vozidle, které s jeho souhlasem zaměstnanec na pracovní cestě použil. Vzhledem k tomu lze doporučit, aby zaměstnavatel dal souhlas s použitím takovéhoto vozidla pouze v případě, že:
-
vozidlo má platnou technickou prohlídku a měření emisí škodlivin,
-
za vozidlo je zaplaceno anebo alespoň uzavřeno pojištění odpovědnosti z provozu vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., protože bez splnění uvedeného nesmí být vozidlo provozováno na pozemních komunikacích.
Kromě toho by zaměstnavatel, s ohledem na § 103 odst. 1 písm. a) a odst. 2 ZP, neměl povolit použití vozidla zaměstnancem, který neabsolvoval proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích a který není zdravotně způsobilý k řízení vozidla podle § 84 až 137 zákona č. 361/2000 Sb., o silničním provozu, ve znění pozdějších předpisů. Obsah, četnost, způsob ověřování znalostí a vedení příslušné dokumentace určí zaměstnavatel (§ 103 odst. 3 ZP)
Přerušení pracovní cesty
Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za použití dopravního prostředku jak po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, tak i při dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce.
Jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny
Jestliže zaměstnavatel vyšle zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu, která trvá déle než 7 kalendářních dnů, přísluší zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena jeho rodiny za cestu do jeho místa bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a za cestu zpět, a to za stejných podmínek, jako se poskytuje náhrada jízdních výdajů při pracovní cestě, nejvýše však ve výši odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, příp. bydliště v ČR. Pokud zaměstnanec použije leteckou přepravu, hradí zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdenky autobusem anebo vlakem.
Tuto náhradu poskytne zaměstnavatel zaměstnanci nejpozději v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty anebo minulé návštěvy člena rodiny. Lze však dohodnout i dobu kratší.
Za člena rodiny zaměstnance se podle § 187 ZP považuje jeho manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené do pěstounské péče nebo výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná osoba se považuje za člena rodiny, pokud žije se zaměstnancem v domácnosti (§ 347 odst. 5 ZP).
Od 1. 1. 2024 se už nebudou vydávat technické průkazy k vozidlům, protože všechny zákonnými předpisy potřebné údaje o vozidle jsou zapisovány do registru silničních vozidel (viz vyhláška č. 343/2014 Sb., o registraci vozidel, ve znění pozdějších předpisů), který nahrazuje funkci listinné podoby Osvědčení o registraci silničního vozidla (technického průkazu). Základní údaje o vozidle jsou uvedeny také v novém osvědčení o registraci vozidla (viz příloha č. 12 k uvedené vyhlášce), které je dostačujícím dokladem o údajích potřebných pro stanovení výše náhrady jízdních výdajů za použití vozidla, jež zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl a ke kterému nebyl vydán technický průkaz.
Upozornění na možné chyby
Pokud by zaměstnavatel poskytl zaměstnanci cestovní náhrady vyšší anebo jiné, než jsou stanoveny zákonem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (viz hlava III části sedmé zákoníku práce) nebo veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení, šlo by podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti, součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.
Poměrně častou chybou při stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty při použití vozidla zaměstnance na pracovní cestě, je použití jiného, než zákoníkem práce stanoveného údaje z technického průkazu vozidla, anebo použití údaje o spotřebě pohonné hmoty z jiného dokumentu než je technický průkaz vozidla.
V případě, kdy zaměstnavatel před pracovní cestou neurčí zaměstnanci, jaký dopravní prostředek má na pracovní cestě použít, příp. ho nepožádá, aby použil soukromé vozidlo, je zcela na zaměstnanci, jaký dopravní prostředek zvolí. Pak ovšem nezbývá zaměstnavateli, než strpět volbu zaměstnance a poskytnout mu náhradu výdajů za zaměstnancem skutečně použitý dopravní prostředek.
Cesta domů po ukončení pracovní cesty
Zaměstnanec jel na pracovní cestu z místa bydliště. Po ukončení akce se vrátil do sídla firmy, kde má pravidelné pracoviště. Lze mu proplatit také jízdní výdaje ze sídla firmy do místa bydliště, když mu pracovní cesta začala ráno v místě bydliště?
Nelze, protože jeho pracovní cesta skončila v místě pravidelného pracoviště. Cesta z místa pravidelného pracoviště do místa bydliště je v zásadě soukromou cestou zaměstnance.
Jiný než určený dopravní prostředek
Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na cestu z Ostravy do Prahy určen autobus. Po obdržení cestovního příkazu, kde byl určený dopravní prostředek (autobus) uveden, požádal zaměstnanec zaměstnavatele, zda by mohl na uvedenou cestu použít vlak Pendolino. Zaměstnavatel zaměstnanci vyhověl a dodatečně s použitím vlaku souhlasil. Může být zaměstnanci proplacena jízdenka vlakem, kterou při vyúčtování předložil?
I když zaměstnanec předložil k vyúčtování jízdenky vlakem Pendolino, nemohou mu být proplaceny, protože vlak použil zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného dopravního prostředku. Náhradu jízdních výdajů v tomto případě poskytne zaměstnavatel zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem (autobusem). Tuto cenu zjistí zaměstnavatel prostřednictvím internetu, telefonickým dotazem u dopravce apod.
Nepovolené použití soukromého vozidla
Zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek vlak. Zaměstnanec přesto použil vlastní osobní automobil. Lze mu proplatit jízdní výdaje ve výši ceny jízdného vlakem? Odpovídá v tomto případě zaměstnavatel za případnou škodu na vozidle?
Zaměstnanci nelze proplatit jízdní výdaje za použití vlastního vozidla ve výši ceny jízdného vlakem, protože použití vozidla nebylo před pracovní cestou zaměstnavatelem odsouhlaseno. Pokud by na vozidle vznikla při pracovní cestě škoda, zaměstnavatel za ni neodpovídá, protože k použití vozidla nedal souhlas.
Společná jízdenka
Dva zaměstnanci byli vysláni společně na pracovní cestu vlakem. Před nástupem do vlaku zakoupil první zaměstnanec společnou jízdenku i pro svého spolucestujícího druhého zaměstnance v celkové výši 800 Kč. Po návratu z pracovní cesty vyúčtoval každý ze zaměstnanců jízdní výdaje ve výši 400 Kč, tj. ve výši poloviny částky uvedené na společné jízdence, kterou k vyúčtování přiložil první zaměstnanec. Druhý zaměstnanec přiložil k vyúčtování fotokopii jízdenky. Je tento postup správný?
Přestože na náklady zaměstnavatele uvedený postup nemá negativní dopad, není postup vhodný. Dokladem o jízdním výdaji je totiž originál jízdenky, nikoliv její fotokopie. Protože společnou jízdenku uhradil první zaměstnanec, vyúčtuje uvedené jízdní výdaje (800 Kč) tento zaměstnanec a uvede, že zahrnují také částku za jízdní výdaje druhého zaměstnance. Druhý zaměstnanec jízdní výdaje nevyúčtuje (nemá doklad, žádné jízdní výdaje mu nevznikly) a příp. uvede, že jsou zahrnuty v částce na dokladu, který k vyúčtování předložil první zaměstnanec.
Použití MHD
Zaměstnanec má místo pravidelného pracoviště v sídle firmy v Brně. Téměř denně používá k pracovním cestám po Brně MHD. Musíme mu poskytovat náhradu jízdních výdajů MHD, když používá svou předplatní časovou jízdenku a při vyúčtování cestovních náhrad jízdenku z MHD nepředkládá?
Podle § 159 odst. 2 ZP zaměstnanec při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má sjednáno místo výkonu práce, neprokazuje skutečné jízdní výdaje jízdenkou. Přestože tedy zaměstnanec použil svou předplatní časovou jízdenku, je mu zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů za použití MHD proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. V uvedeném případě by však bylo vhodnější stanovit náhradu jízdních výdajů formou paušálu (viz § 182 ZP).
Pokud by zaměstnanec použil MHD na pracovní cestě v jiné obci, než má sjednáno místo výkonu práce, musí výši jízdních výdajů prokázat jízdenkou. Neprokázal-li by jízdní výdaje jízdenkou, mohl by zaměstnavatel postupovat podle ustanovení § 185 ZP.
Společná cesta několika zaměstnanců
Na pracovní cestu byli vysláni 3 zaměstnanci, přičemž jako dopravní prostředek byl všem určen autobus. Na základě žádosti povolil zaměstnavatel jednomu z nich použití soukromého osobního automobilu s tím, že ostatní pojedou v jeho vozidle s ním. Všem třem zaměstnancům jsme vyplatili jízdní výdaje ve výši odpovídající ceně jízdného autobusem. Mohli jsme takto postupovat?
Uvedený postup není správný. Nárok na náhradu jízdních výdajů má pouze ten zaměstnanec, kterému jízdní výdaje skutečně vznikly. Jízdní výdaje nevznikly zaměstnancům, kteří jeli jako spolucestující, ale vznikly jen tomu zaměstnanci, který své vozidlo použil.
Protože byl jako dopravní prostředek určen autobus a následně bylo povoleno použití vlastního vozidla zaměstnance, přísluší tomuto zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. autobusem. Ostatním zaměstnancům nepřísluší žádná náhrada jízdních výdajů.
Dodatečný souhlas s použitím vozidla
Musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku podle § 157 odst. 2 ZP udělen zaměstnavatelem před pracovní cestou anebo postačuje, když je souhlas udělen až po pracovní cestě?
Podmínky konání pracovní cesty určuje zaměstnavatel jednoznačně před pracovní cestou. Po pracovní cestě nelze určit podmínky jejího konání. Proto také musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku vysloven před nástupem zaměstnance na pracovní cestu.
V praxi se poměrně často vyskytují případy, kdy zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek zaměstnanci např. autobus, zaměstnanec použije jako dopravní prostředek své vlastní vozidlo a v případě, že mu na pracovní cestě nevznikne na vozidle škoda, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě ve výši ceny jízdného autobusem. Takovýto postup zaměstnavatele je však přinejmenším nemorální, neboť je založen na tom, že pokud by na vozidle zaměstnanci škoda vznikla, nic by zaměstnanci nehradil, neboť s použitím soukromého vozidla předem nesouhlasil.
Kombinovaná spotřeba PHM
V technickém průkazu vozidla zaměstnance, které použil na základě požadavku zaměstnavatele na pracovní cestě, jsou v kolonce spotřeba paliva uvedeny 3 hodnoty spotřeby PHM a informace, že jde o údaje podle předpisu EU/ES, případně podle normy ES 1999/100. Lze ke stanovení výše náhrady za spotřebované PHM použít třetí údaj jako údaj o kombinované spotřebě PHM?
Jestliže je z technického průkazu vozidla zřejmé, že třetí hodnota je hodnotou o tzv. kombinované spotřebě podle norem EU, pak je tuto hodnotu k uvedenému účelu nutno použít, protože je to tak stanoveno v ustanovení § 158 odst. 4 ZP.
Pokud ale v technickém průkazu není kombinovaná spotřeba podle norem EU uvedena, musí být použit aritmetický průměr ze všech tam uvedených hodnot o spotřebě. Podle dříve platné normy 80/1268/EHS se zjišťovala pro účely schválení typu vozidla k výrobě spotřeba paliva vozidla při městském provozu, při ustálené rychlosti 90 km/hod a při ustálené rychlosti 120 km/hod. Tyto 3 údaje byly také zpravidla v technických průkazech uváděny. Spotřebu pro smíšený provoz (kombinovaná spotřeba) zjišťuje výrobce vozidla a uvádí jako třetí údaj v žádosti o schválení typu vozidla k výrobě a v technickém průkazu vozidla podle normy 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES,715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832 a dalších, a to od účinnosti příslušné normy, její přílohy či dodatku v příslušném státě.
Proto pouze v případě, kdy je v technickém průkazu zaměstnancem použitého vozidla uvedena spotřeba pohonné hmoty s odkazem na některou z norem EU, podle které se stanoví kombinovaná (smíšená) spotřeba, použije se pro předmětný výpočet náhrady za spotřebované PHM příslušný (v uvedených případech třetí) údaj o spotřebě, protože tento údaj je údajem o kombinované spotřebě. V ostatních případech je nutno vždy pro výpočet náhrady za spotřebované pohonné hmoty použít aritmetický průměr všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla, a to ať jsou v technickém průkazu uvedeny dva, tři anebo čtyři údaje o spotřebě paliva.
V novějších technických průkazech vydávaných do konce roku 2023 a v osvědčeních o registraci vozidla vydávaných od 1. 1. 2024 je již uváděn jen jeden údaj o spotřebě, který se k uvedenému účelu použije.
Technický průkaz bez údaje o spotřebě PHM
V technickém průkazu vozidla, které zaměstnanec použil na základě žádosti zaměstnavatele, není uveden žádný údaj o spotřebě PHM. Jak máme stanovit výši náhrady za spotřebované PHM?
V tomto případě přísluší podle § 158 odst. 4 (věta druhá) ZP zaměstnanci náhrada výdajů za spotřebované PHM pouze v případě, že zaměstnanec předloží zaměstnavateli technický průkaz anebo osvědčení o registraci vozidla shodného typu a objemu válců, ve kterém údaj o spotřebě PHM uveden je. Zaměstnanec ale zpravidla takový technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla zaměstnavateli nepředloží, protože pravděpodobně nenalezne vozidlo shodného typu, a i kdyby se mu to podařilo, je i nereálné, aby přesvědčil vlastníka tohoto vozidla o zapůjčení takového dokladu k uvedenému účelu.
Pokud tedy zaměstnanec technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla shodného typu zaměstnavateli nepředloží, nelze náhradu za spotřebované PHM vypočítat, a tedy ani vyplatit. Základní náhrada ovšem zaměstnanci i v tomto případě přísluší.
V uvedeném případě nelze použít ani údaj z informačního letáku s údaji o spotřebě vozidla vystaveného prodejcem vozidel podle vyhlášky č. 245/2005 Sb., o náležitostech informačních štítků a plakátů s údaji o spotřebě pohonných hmot a emisích CO2 při prodeji nových osobních vozidel, údaj o spotřebě uvedený v potvrzení servisu apod. Spotřebu vozidla nelze doložit žádným jiným dokladem než technickým průkazem vozidla a od 1. 1. 2024 osvědčením o registraci vozidla. Jinou možnost zákoník práce nepřipouští.
Malé množství PHM
Zaměstnanec při vyúčtování náhrad jízdních výdajů za použití soukromého vozidla na pracovní cestě doložil doklad, podle kterého zakoupil pouze 2 litry benzínu. Cena uvedená na tomto dokladu je cca o 2 Kč vyšší, než cena, za kterou běžně nakupuje PHM v obci svého bydliště. Musíme stanovit výši náhrady za pohonné hmoty cenou uvedenou na dokladu anebo můžeme použít průměrnou cenu z vyhlášky MPSV?
Podle § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM (Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup PHM, kterou vozidlo jako palivo podle zápisu v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci vozidla používá. Souvislost s pracovní cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání pracovní cesty, příp. před nebo po pracovní cestě. Běžná, v praxi používaná tolerance je 2 dny před až 2 dny po pracovní cestě.
Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady za spotřebované PHM průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.
Odpovědnost za škodu na vozidle
Pokud zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek např. autobus a dodatečně povolí použití vlastního vozidla zaměstnance, přejímá odpovědnost za případnou škodu na vozidle?
Ano, podle § 265 odst. 3 ZP neodpovídá zaměstnavatel zaměstnanci za škodu na vozidle, které použil zaměstnanec při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním pouze v případě, že vozidlo bylo použito bez jeho souhlasu. Možné je pouze omezení této odpovědnosti v případě, že škodu zavinil také zaměstnanec.
NahoruNáhrady výdajů za ubytování
Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není upraven ani omezen žádným právním předpisem. Měl by ho však zaměstnavatel stanovit nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu (např. ve vnitřní směrnici). Jednou z podmínek způsobu ubytování může být např., ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Takovéto rozhodnutí zaměstnavatele je pro zaměstnance závazné. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je volba způsobu ubytování na zaměstnanci a zaměstnavateli nezbude, než uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování, bez ohledu na výši ceny.
Podstatné jak z hlediska poskytnutí cestovních náhrad, tak z hlediska zákona o daních z příjmů i zákona o dani z přidané hodnoty je to,…
