11.1.2
Metodika doručování správních písemností prostřednictvím poštovních zásilek
MV ČR
Podle § 19 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád (dále jen "správní řád"), lze pro doručování písemnosti využít služeb kteréhokoliv provozovatele poštovních služeb. Je třeba, aby správní orgán zvolil takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy [viz zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách), ve znění pozdějších předpisů] vyplývala povinnost dodat písemnost způsobem, který je v souladu s požadavky tohoto zákona na doručování písemností. Musí tedy uzavřít s provozovatelem poštovních služeb takovou smlouvu, která provozovatele zaváže postupovat právě takovým způsobem, jaký správní řád pro doručení předepisuje. Tuto povinnost splní správní orgán tak, že si z nabídky provozovatele vybere odpovídající službu a požádá o její poskytnutí. Provádí-li doručovatel úkony podle správního řádu, má postavení úřední osoby a povinnosti nositele poštovního tajemství.
Správní řád připouští, že správní orgán může zvolit služby jiného provozovatele poštovních služeb než České pošty, s. p., zejména v případě, že bude poskytovat spolehlivější či levnější služby. To souvisí především se zásadou hospodárnosti řízení (procesní ekonomie) vyjádřenou v ustanovení § 6 odst. 2 SŘ, která stanoví, že nikomu (tedy ani správnímu orgánu, ani účastníkům řízení, svědkům apod.) nemají vznikat zbytečné náklady. Je tedy na zvážení správního orgánu, zda nařídí místní šetření, vypracování znaleckého posudku, zda předvolá další svědky, popř. jakého provozovatele poštovních služeb si vybere.
Jestliže si správní orgán k doručování zvolí Českou poštu, s. p., bude se postupovat níže uvedeným způsobem. Česká pošta bude mít povinnost zajišťovat všechny služby, jež jsou k řádnému doručení písemností v různých situacích zapotřebí (viz např. poštovní věstník č. 5/2005, jímž Český telekomunikační úřad vyslovuje souhlas s poštovními podmínkami a stanovuje základní kvalitativní požadavky). Správní orgán má právo na to, aby mu Česká pošta poskytla u kterékoliv pošty kteroukoliv z těchto služeb.
V případě doručování písemností podle § 19 odst. 6 SŘ, kdy je třeba, aby bylo doručení doloženo, musí být zajištěn písemný doklad stvrzující, že písemnost byla doručena nebo že poštovní zásilka obsahující písemnost byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo. Ke splnění tohoto požadavku je zapotřebí požádat Českou poštu o službu "DODEJKA". Dodejka jakožto písemný doklad stvrzující předepsané skutečnosti bude se všemi potřebnými údaji následně vrácena správnímu orgánu. Dodejka je reálně zastupitelná celou řadou jiných dokladů potvrzujících, že k dodání došlo. Je možné ji nahradit například duplikátem dodejky vyhotoveným dodatečně, v případě, že se originál ztratí, dodatečně vyžádaným písemným vyjádřením České pošty, například při uplatnění reklamace dodání, a zejména dodacími doklady České pošty, v nichž je povinně uveden podpis příjemce stvrzující, že poštovní zásilku převzal.
Při doručování podle § 19 odst. 4, resp. § 20 odst. 2 a § 21 odst. 2 SŘ, kdy se písemnost doručuje do vlastních rukou adresáta, je třeba požádat o službu "DOPORUČENÁ ZÁSILKA" spolu s doplňkovou službou "DODÁNÍ DO VLASTNÍCH RUKOU". O tuto doplňkovou službu lze požádat tak, že se použije obálka s modrým pruhem, popřípadě červeným pruhem (viz čl. 18 a 19 Poštovních podmínek). K použití obálky s červeným pruhem viz závěr Poradního sboru ministra vnitra ke správnímu řádu č. 24 .
Při doručování podle § 20 odst. 3 a § 21 odst. 4 SŘ, kdy se písemnost nedoručuje do vlastních rukou a její převzetí má být potvrzeno příjemcem, je třeba požádat o službu "DOPORUČENÁ ZÁSILKA" (obálka nemá žádný barevný pruh a nenalepuje se na ni žádná nálepka).
Při doručování podle § 20 odst. 2 a 3 a § 21 odst. 2 a 4 SŘ (viz výše) může být doručovaná písemnost za podmínek § 23 SŘ uložena 10 dnů. Je tedy třeba požádat o zkrácení úložní lhůty (obvyklá je 15 dnů, viz čl. 21 Poštovních podmínek). Tato žádost se provede poznámkou "ULOŽIT JEN 10 DNÍ." na přední straně obálky (poznámka je zpravidla na obálce předtištěna).
Podle § 23 odst. 4 SŘ se uložená nevyzvednutá zásilka po uplynutí úložní lhůty vloží do domovní schránky nebo na jiné vhodné místo, pokud je to možné a nevyloučilli to správní orgán. O vložení musí být požádáno poznámkou "NEVRACET, VLOŽIT DO SCHRÁNKY." na přední straně obálky (poznámka je zpravidla na obálce předtištěna).
V případě použití obálky s polem pro zatržení u této poznámky ( viz vzor obálky zde ) je tato poznámka učiněna viditelným zatržením tohoto pole. Pokud je poznámka umístěna na dodejce a též na neoddělitelné části přední strany obálky, musí být čitelně zatrženo pole na obou místech. Pokud správní orgán vyloučí vložení písemnosti do domovní schránky nebo na jiné vhodné místo, použije obálku bez této poznámky nebo nezatrhne pole u této poznámky. Takový postup by však měl být pouze výjimečný, neboť účelem vložení doručované písemnosti do domovní schránky po uplynutí úložní doby je posílení možnosti adresáta seznámit se s doručovanou písemností.
V § 23 odst. 4 SŘ je třeba vidět především vstřícnost vůči adresátovi, neboť ten pak není nucen žádat o opětovné zaslání písemnosti, ani není nucen vyzvedávat si ji osobně, neboť v ideálním případně ji…
