Obce a zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

11.1.5.1

Obce a zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

JUDr. Peter Samčík, Ing. Pavel Rieger

 NahoruDatová schránka

Datová schránka se zřizuje pro komunikaci elektronickými prostředky mezi orgány veřejné moci navzájem či mezi orgány veřejné moci a fyzickými nebo právnickými osobami s tím, že datová schránka slouží k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a činění úkonů (zejména podání) fyzických nebo právnických osob vůči orgánům veřejné moci. Výjimku tvoří pouze dokumenty obsahující utajované informace podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění.

Datová schránka může být zřízena do tří dnů ode dne podání žádosti i pro fyzické osoby podnikající nebo i pro nepodnikající. Každá fyzická osoba může mít pouze jednu datovou schránku fyzické osoby. Zákon podrobně upravuje náležitosti žádosti fyzické osoby (§ 3 a § 4) a náležitosti žádosti právnické osoby (§ 5).

V případě datové schránky orgánů veřejné moci je datová schránka zřízena bezodkladně po jejich vzniku. V případě notářů a exekutorů poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence.

Zřizovatelem a správcem datových schránek je Ministerstvo vnitra z titulu ústředního správního úřadu pro oblast informačních systémů veřejné správy (viz písm. o) § 12 odst. 1 zákona č. 2/1969 Sb.).

Pro orgány územních samosprávných celků se povinně zřizuje datová schránka orgánu veřejné moci. Pro účely tohoto zákona se za vedoucího orgánu veřejné moci považuje hejtman kraje, primátor hlavního města Prahy, starosta obce, starosta městské části hlavního města Prahy a starosta městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

K přístupu do datové schránky mají oprávnění fyzické osoby a fyzické osoby podnikající, pro které byla datová schránka zřízena. U právnických osob je oprávněn statutární orgán právnické osoby. Je-li statutární orgán právnické osoby či vedoucí orgánu veřejné moci kolegiálním útvarem, jsou všichni jeho členové oprávněni k přístupu do datové schránky právnické osoby, respektive orgánu veřejné moci.

K přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci je oprávněn vedoucí orgánu veřejné moci, pro něhož byla datová schránka zřízena. Vedoucí orgánu veřejné moci může určit, že úkony podle tohoto zákona může činit fyzická osoba (administrátor), a to v jim stanoveném rozsahu.

K jedné datové schránce však může mít přístup více osob, přičemž všechny osoby nemusí mít přístup ke všem datovým zprávám, které jsou ve schránce – např. pokud je zpráva určena pouze do vlastních rukou adresáta, není ostatním oprávněným osobám přístupná.

Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů, které zajišťuje Ministerstvo vnitra. Náležitosti přístupových údajů a elektronické prostředky k přihlášení stanovilo ministerstvo vyhláškou č. 194/2009 Sb. (vyhláška o užívání a provozování informačního systému datových schránek). Ve vyhlášce jsou stanoveny rovněž technické podmínky a bezpečnostní zásady přístupu k datové schránce. Přístupové údaje zasílá ministerstvo bezodkladně po zřízení datové schránky. Ministerstvo zneplatní přístupové údaje, jestliže dojde k jejich ztrátě či odcizení a současně ministerstvo oprávněné osobě zašle nové přístupové údaje. Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením oprávněné osoby, nejpozději patnáctým dnem po doručení přístupových údajů.

K identifikaci datové schránky slouží identifikátor, který je pro každou datovou schránku jedinečný a zároveň není zaměnitelný s žádným jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci.

 NahoruPoužití datových schránek

Datovou schránku lze použít:

1. povinně

   • vzájemná komunikace orgánů veřejné moci,

   • komunikace orgánů veřejné moci vůči právnickým osobám a podnikajícím fyzickým osobám, kterým se zřizuje datová schránka ze zákona, a právnickým nebo fyzickým osobám, kterým byla datová schránka zřízena na základě jejich žádosti,

2. nepovinně

   • komunikace právnických a fyzických osob vůči orgánům veřejné moci,

   • vzájemná komunikace soukromoprávních subjektů (právnické osoby, fyzické osoby), které nemají status orgánu veřejné moci.

V případech uvedených pod písmenem a) musí veškerá komunikace probíhat elektronicky prostřednictvím datové schránky, pokud je to z povahy věci možné. Pokud má fyzická či právnická osoba zřízenu datovou schránku, musí orgán veřejné moci doručovat v elektronické formě právě do datové schránky dané osoby.

Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má oprávnění k přístupu k dodanému dokumentu. Jestliže se tato osoba nepřihlásí do 10 dnů, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení (např. § 64 odst. 4 TŘ). Osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, může podle § 24 odst. 2 SŘ žádat o určení neúčinnosti doručení.

Doručení dokumentu přes datovou schránku má stejné účinky jako doručení do vlastních rukou. Pokud je dokument určen do vlastních rukou adresáta, musí být tato skutečnost na dokumentu vyznačena. Doručování mezi orgány veřejné moci prostřednictvím datových schránek se nepoužije, je-li z bezpečnostních důvodů mezi těmito orgány zavedena jiná forma elektronické komunikace.

Nepodnikající fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba můžou provádět úkony (odesílání a přijímání dokumentů) vůči orgánu veřejné moci, mají-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu. Úkon takto učiněný má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon několika osob.

Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy.

 NahoruPovinnosti Ministerstva vnitra

Ministerstvo zejména:

• zajistí připojení kvalifikovaného časového razítka k datové zprávě odeslané z datové schránky,

• dodá datovou zprávu odeslanou z datové schránky do datové schránky osoby, která je odesílatelem označena jako adresát,

• oznámí odesílateli, že datová zpráva, kterou odeslal, byla dodána do datové schránky adresáta, a toto oznámení označí elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "uznávaná elektronická značka"),

• vyrozumí adresáta o dodání datové zprávy do jeho datové schránky na jím zvolenou elektronickou adresu nebo jiný technický prostředek pro vyrozumění,

• oznámí odesílateli, že datová zpráva, kterou odeslal do datové schránky adresáta, byla doručena, a toto oznámení označí uznávanou elektronickou značkou ministerstva,

• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, neexistuje,

• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, je znepřístupněna, a to i zpětně,

• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, byla zrušena,

• vede evidenci o datu a času událostí podle tohoto odstavce včetně identifikace datové zprávy, odesílatele a adresáta.

Ministerstvo je oprávněno datovou zprávu zničit, pokud u ní zjistí výskyt chybného formátu nebo počítačového programu, které jsou způsobilé přivodit škodu na informačním systému datových schránek nebo na informacích v tomto informačním systému. O zničení datové zprávy ministerstvo neprodleně vyrozumí odesílatele.

 NahoruProváděcí vyhláška č. 194/2009 Sb.

Jak již bylo řečeno výše, podrobnosti doručování do datových schránek upravuje vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Vyhláška stanoví mj. přípustné parametry pro doručované datové zprávy, bezpečnostní opatření pro přístup do datové schránky či pravidla pro uchovávání datových zpráv.

Maximální přípustná velikost datové zprávy je 10 MB. V příloze č. 3 citované vyhlášky jsou definovány přípustné formáty datové zprávy: PDF, PDF/A, RTF, TXT, XML, ISDOC/ISDOCX, HTM/HTML, FO/ZFO, DOC, ODT, XLS, ODS, PPT, ODP, JPG/JFIF, GIF, TIF, PNG, WAW, MPEG1/MPEG2, MP2/MP3. Ve vyhlášce chybí některé další formáty, které se v informačním systému datových schránek smějí používat. Jedná se o formáty elektronických podpisů a časových razítek; jejich přípustnost se opírá o legislativní výklad Ministerstva vnitra.

Vyhláška stanoví také bezpečnostní opatření pro přístup do datové schránky. Každé osobě oprávněné anebo pověřené k přístupu do datové schránky Ministerstvo vnitra zasílá uživatelské jméno (pro každou osobu jedinečné) a heslo. Při prvním přihlášení do datové schránky si osoba musí automaticky vygenerované heslo změnit. Navíc jsou stanoveny přísné podmínky na délku a složitost hesla (musí obsahovat alespoň jedno malé písmeno, alespoň jedno velké písmeno a alespoň jednu číslici, dále musí být odlišné od uživatelského jména atp.).

Jednoduchý způsob zabezpečení přístupu do ISDS pomocí uživatelského jména a hesla lze dle vyhlášky doplnit použitím kryptografického prostředku obsahujícího kryptografické klíče a autentizační certifikát. V takovém případě musí uživatel při přihlašování současně zadat své uživatelské jméno, bezpečnostní heslo i PIN ke kryptografickému prostředku. Požadavky na kryptografické prostředky pro přístup do datové schránky jsou přísnější než u běžně používaných kvalifikovaných certifikátů. Pomocí výše uvedených prostředků se uživatel může přihlašovat do datové schránky také prostřednictvím spisové služby nebo jiné elektronické aplikace.

Vyhláška dále stanoví také pravidla pro uchovávání datových zpráv v ISDS. Dle § 6 citované vyhlášky se datová zpráva uchovává v datové schránce pouze 90 dnů ode dne, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, oprávněná číst tuto datovou zprávu. 90denní lhůta pro uchovávání zpráv platí s drobnými obměnami i pro další případy, taxativně stanovené v § 6 vyhlášky.

 NahoruAutorizovaná konverze dokumentů

Jak již vyplývá z názvu zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, tento zákon neupravuje pouze doručování prostřednictvím datových schránek, ale také autorizovanou konverzi dokumentů. Právní úprava datových schránek je poměrně složitým tématem, proto jsou její dílčí aspekty rozebrány rovněž v kapitole 11.1.3. Naopak právní úprava autorizované konverze je počtem paragrafů mnohem kratší (skládá se z pěti…