3.2.1.1
Cestovní náhrady – náhrada výdajů při zahraniční pracovní cestě
Ing. Karel Janoušek
NahoruNáhrada jízdních výdajů při zahraniční pracovní cestě
V komentáři jsou uvedeny náhrady jízdních výdajů, které přísluší zaměstnancům v podnikatelské sféře (vč. organizací, které nejsou financovány ze státního rozpočtu a veřejných zdrojů, tj. zaměstnavatel neuvedený v § 109 odst. 3 ZP) při zahraničních pracovních cestách. Ve smyslu § 174 ZP postupuje obdobně zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře (zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP).
Podmínky pro poskytnutí náhrad jízdních výdajů při zahraniční pracovní cestě jsou stejné jako v případě náhrad jízdních výdajů při tuzemské pracovní cestě (viz § 157 až 160).
Náhrada jízdních výdajů za použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy nebo taxislužby se do vyúčtování zahraniční pracovní cesty zahrnuje ve výši prokázané dokladem. Pokud zaměstnanec jízdní výdaje neprokáže (nepředloží jízdenku, letenku apod.), může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 ZP a poskytnout mu náhradu v jím uznané výši, která odpovídá ceně jízdného určené dopravním prostředkem.
V případě, že zaměstnanec vyhoví žádosti zaměstnavatele a jako dopravní prostředek použije své soukromé silniční motorové vozidlo, vozidlo, které má v nájmu, anebo vozidlo, které má vypůjčeno, přísluší mu za použití vozidla základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.
Základní náhrada se i při zahraniční části pracovní cesty stanoví v Kč jako součin sazby základní náhrady a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě celkem. Výše této sazby je uvedena v § 157 odst. 4 ZP, a to jako minimální. Pro příslušný kalendářní rok je stanovována prováděcí vyhláškou MPSV.
Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty
Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty, tj. součin spotřeby použitého vozidla, počtu ujetých kilometrů a ceny PHM, se stanoví samostatně za tuzemskou část pracovní cesty, a to jako při tuzemské pracovní cestě. V cizí měně se tato náhrada stanoví za celou vzdálenost ujetou v zahraničí, a to s použitím skutečné ceny PHM (příp. průměrné ceny) zjištěné z dokladu o nákupu PHM zaměstnancem v zahraničí. Pokud takovýto doklad zaměstnanec z vážných důvodů nepředloží, může zaměstnavatel náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty vypočítat z ceny uvedené v prohlášení zaměstnance o skutečné ceně PHM nakoupené v zahraničí a důvodech jejího nedoložení. Jestliže zaměstnanec v zahraničí PHM nenakupoval, anebo nakupoval, ale cenu PHM neprokáže dokladem, příp. pokud zaměstnavatel neuzná důvody uvedené v prohlášení zaměstnance o ceně nakupované PHM za vážné, stanoví se výše náhrady výdajů za spotřebované PHM za vzdálenost ujetou v zahraničí cenou, která byla použita pro stanovení této náhrady za tuzemskou část příslušné zahraniční pracovní cesty.
Přerušení zahraniční pracovní cesty
Pokud zaměstnavatel na základě žádosti zaměstnance prokazatelně souhlasil před nástupem zaměstnance na pracovní cestu s přerušením této cesty z důvodu na straně zaměstnance před nástupem k výkonu práce, přísluší zaměstnanci také náhrada jízdních výdajů, a to do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Stejně se postupuje v případě náhrady jízdních výdajů ze zahraniční pracovní cesty při předem dohodnutém přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce.
Jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny
Protože vyslání zaměstnance na dlouhodobou zahraniční pracovní cestu je zásahem do osobního života zaměstnance a jeho rodiny, měl by zaměstnavatel hradit zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny a zpět. Pokud při zahraniční pracovní cestě trvající déle než 1 měsíc byla návštěva rodiny sjednána nebo určena před nástupem zaměstnance na tuto zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do místa jeho bydliště anebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět do místa konání pracovní cesty v prokázané výši, nejvýše však do částky odpovídající jízdním výdajům z ciziny do místa výkonu práce, pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance v ČR. Zákoník práce nestanoví žádnou četnost návštěv člena rodiny zaměstnance a plně ji ponechává na sjednání se zaměstnancem anebo stanovení zaměstnavatelem před pracovní cestou.
Za člena rodiny zaměstnance se podle § 187 ZP považuje jeho manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná osoba se považuje za člena rodiny, pokud žije se zaměstnancem v domácnosti (žijí spolu trvale a společně uhrazují náklady na své potřeby).
Upozornění na možné chyby
Pokud by zaměstnavatel poskytl zaměstnanci cestovní náhrady vyšší anebo jiné, než přísluší zaměstnanci zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře (viz hlava III části sedmé zákoníku práce), šlo by podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti, součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.
Nedoložená cena PHM
Zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použil při zahraniční pracovní cestě do Rakouska svůj soukromý osobní automobil. Při vyúčtování cestovních náhrad uvedl, že cena benzínu v Rakousku činila 1,612 EUR/l a že doklad o nákupu PHM nemá, protože pokladna čerpací stanice, kde benzín nakupoval, byla v poruše. Lze zaměstnancem uvedenou cenu PHM použít pro výpočet náhrady za spotřebované PHM?
Pokud zaměstnanec nedoloží cenu PHM, kterou skutečně v zahraničí nakupoval, dokladem čerpací stanice, může zaměstnavatel použít k výpočtu výše náhrady za spotřebované PHM cenu uvedenou v prohlášení zaměstnance o ceně skutečně vynaložené ceně PHM a důvodech jejího nedoložení. Pokud však důvody nedoložení ceny PHM uvedené v prohlášení zaměstnance nejsou vážné, nemůže zaměstnavatel uvedenou cenu použít. Vážným důvodem nedoložení ceny dokladem může být např. to, že v příslušném státě není u čerpacích stanic běžné vydávání hodnověrného dokladu, dále např. to, že zaměstnanci byly doklady odcizeny (což zaměstnanec doloží protokolem Policie) apod. To, že v čerpací stanici v Rakousku byla pokladna v poruše, však není vážný důvod, proč zaměstnanec nemá doklad o ceně, neboť mohl získat doklad náhradní. Vzhledem k tomu, že nepředložením dokladu o ceně PHM neztrácí zaměstnanec nárok na náhradu za spotřebované PHM, stanoví zaměstnavatel její výši stejnou cenou PHM, kterou použil pro výpočet výše této náhrady za kilometry ujeté vozidlem na území ČR.
Vyšší sazba základní náhrady
Zaměstnavatel stanovil ve vnitřním předpisu, že při používání soukromých osobních automobilů bude poskytovat zaměstnancům základní náhradu za použití jejich vozidla vypočtenou s použitím sazby základní náhrady ve výši 5,00 Kč/km.
Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může stanovit vyšší sazbu základní náhrady, než je uvedena v § 157 odst. 4 ZP, a s použitím této vyšší sazby vypočtená a zaměstnanci poskytnutá základní náhrada je daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele. Rozdíl proti základní náhradě vypočtené s použitím sazby základní náhrady uvedené v § 157 odst. 4 a 5 ZP je však podle ustanovení § 175 ZP a § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé…
