Vnitřní předpisy pro vedení účetnictví

8.3.2

Vnitřní předpisy pro vedení účetnictví

Ing. Marta Neplechová, CSc., Ing. Martin Durec

ZÚČ ukládá účetním jednotkám stanovit vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob, vztahující se k účetním záznamům. Pro praxi to znamená vypracovat vnitřní účetní předpisy s ohledem na konkrétní podmínky příslušné účetní jednotky s cílem zabezpečit průběžné zpracování účetních dokladů v účetnictví, zajistit náležitosti účetních dokladů dle účetních předpisů a také stanovit konkrétní postupy účtování, které účetní předpisy neobsahují, nebo které nahrazují řešení, která SVJ nemůže vzhledem k svému zvláštnímu charakteru použít.

Při sestavování vnitřních předpisů pro účetnictví budou jejich zpracovatelé vycházet v prvé řadě ze

• zákona č.89/2012 Sb., nařízení vlády č.366/2013 Sb.

• účetních předpisů pro účetní jednotky, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání,

• daňových předpisů,

• stanov SVJ,

a to s přihlédnutím na konkrétní podmínky účetní jednotky.

Vzhledem k tomu, že členové statutárního orgánu (výboru) nemají obvykle vědomosti z oblasti účetnictví, doporučuje se zpracovat vnitřní předpisy týkající se účetnictví se zpracovatelem účetnictví, odbornou firmou (právnickou nebo fyzickou osobou). Základním dokumentem je smlouva o vedení účetnictví, která stanoví povinnosti obou smluvních stran tak, aby řádné vedení účetnictví bylo zabezpečeno.

K základním vnitřním předpisům, jejichž sestavení vyžaduje jednak ZÚČ, jednak bezproblémový průběh zpracování účetnictví, patří zejména:

• oběh dokladů,

• podpisové vzory,

• seznam používaných zkratek a symbolů a systém uspořádání účetních dokladů,

• rozsah vedení účetnictví,

• účtový rozvrh,

• stanovení výše ocenění dlouhodobého movitého majetku (hmotného),

• postupy účtování,

• statut případných záloh na správu domu a pozemku (tzv. fondu oprav a provozních fondů),

• způsob rozúčtování cen služeb spojených s užíváním jednotek,

• předpis měsíčních záloh na správu domu a služeb spojených s užíváním jednotek,

• inventarizace,

• archivace.

Činnost výboru SVJ nezajišťuje obvykle jeden člen, a proto vyžaduje koordinaci jejich práce i odpovědnosti a stanovení kontaktu se zpracovatelem účetnictví. Ve vztahu k účetnictví SVJ se jedná o určení druhu dokladu, jeho vyhotovitele, osobu odpovědnou za věcnou správnost, další cestu ke zpracovateli účetnictví, osobu odpovědnou za zaúčtování účetního případu. Předpokládá se, že za náležitosti účetního dokladu, a tudíž kontrolu jeho formální správnosti odpovídá zpracovatel účetnictví. Nutno upozornit na povinnost účetní jednotky vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu tak, aby mohlo být účetnictví ve smyslu účetních předpisů vedeno průběžně.

Obsahují podpisové vzory všech zúčastněných osob, které odpovídají za

• věcnou správnost dokladu,

• za vyhotovené smlouvy,

• za formální správnost dokladu,

• za zaúčtování účetního dokladu,

• za peněžní transakce,

• za vyhotovení vnitřních účetních dokladů.

Seznam používaných zkratek a symbolů a systém uspořádání účetních dokladů

Slouží k usnadnění orientace v účetních dokladech. Tuto problematiku řeší zpracovatel účetnictví. Například:

1. Účetní doklady z příslušného účetního období (pokladní doklady, bankovní výpisy, faktury přijaté, faktury vydané, ostatní účetní doklady) jsou uspořádány v jedné řadě číslované od 001 ... (při nízkém počtu účetních dokladů).
2. Účetní doklady z příslušného účetního období jsou uloženy a číslovány v oddělených řadách podle druhů:

   • pokladna,

   • banka,

   • faktury přijaté,

   • faktury vydané,

   • ostatní účetní doklady (usnesení příslušného orgánu SVJ o odměnách členů statutárního orgánu, pracovní smlouvy se zaměstnanci SVJ aj.).

SVJ uvede své rozhodnutí o zvoleném způsobu vedení účetnictví (§ 13a ZÚČ). Toto rozhodnutí je podkladem pro práci zpracovatele účetnictví. Toto rozhodnutí zahrnuté do vnitřních směrnic je zde uvedeno pouze pro úplnost, neboť možnost volby je dána v ZÚČ. Z tohoto důvodu lze považovat rozhodnutí účetní jednotky, byť formální, za součást vnitřních směrnic pro účetnictví.

Ze ZÚČ vyplývá pro SVJ povinnost sestavit vlastní účtový rozvrh na podkladě směrné účtové osnovy, uvedené v příloze č. 3 vyhlášky č. 504/2002 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Vzhledem k tomu, že směrná účtová osnova je sestavena v rámci účtových tříd pouze do úrovně účtových skupin, z praktického hlediska je evidentní, že pro SVJ není vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu vhodné.

Sestavení účtového rozvrhu SVJ je prací zpracovatele účetnictví, který o potřebné podklady k jeho sestavení požádá výbor SVJ. Při sestavování účtového rozvrhu je nutno zohlednit skutečnosti, které jsou pro SVJ jako účetní jednotku charakteristické s ohledem na potřebu konkrétních informací, které jsou pro jeho činnost naprosto nezbytné. Do účtového rozvrhu je nutno vložit účty potřebné pro zaúčtování všech účetních případů s ohledem na požadavky ostatních právních předpisů.

Dle…