Účetní záznamy: Opravy a archivace účetních záznamů

4.1.3 Účetní záznamy: Opravy a archivace účetních záznamů

PhDr. Jindra Dolejšová

Účetní záznam

Zákon o účetnictví § 4 odst. 10 ukládá všem účetním jednotkám povinnost vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, přičemž mohou použít různých technických prostředků, nosičů informací a programových vybavení. Zákon 563 tedy ukládá povinnost zaznamenávat veškeré skutečnosti, které se týkají vedení účetnictví, výhradně jen účetními záznamy.

Účetním záznamem jsou data, která mohou být seskupována do záznamů obsahujících souhrnnou informaci. Jednotlivé účetní záznamy mohou být účetní doklady, jimiž se zachycují skutečnosti, z nichž vyplývají účetní případy, které se zaznamenávají do účetních knih. Účetní zápisy jsou pak rovněž účetními záznamy. Účetní knihy jsou také souhrnnými účetními záznamy.

Průkaznost účetního záznamu

Nejdůležitější skutečností je však průkaznost účetních záznamů. Za průkazný účetní záznam lze považovat:

• záznam, jehož obsah lze prokázat – jeho porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,

• záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných účetních záznamů,

• účetní záznam, týkající se skutečností uvnitř účetní jednotky s připojeným podpisovým záznamem.

Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. V písemné podobě to jsou záznamy, které jsou provedeny rukopisem, tiskem, psacím strojem, výstupním zařízením výpočetní techniky, který je pro fyzickou osobu čitelný. V technické podobě jde o účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který však umožňuje jeho převedení do podoby, která je pro fyzickou osobu stejně čitelná a srozumitelná.

Samozřejmě, že součástí archivace v účetní jednotce musí být i program a zařízení, jímž byla data pořízena a který umožní v případě potřeby jejich reprodukci do písemné nebo jiné formy, která bude přímo čitelná. Při přenosu dat elektronickou cestou musí být zajištěna (dle § 34 zákona 563/1991 Sb.) ochrana těchto dat, aby účetní záznam, který byl přenesen elektronickou cestou prostřednictvím informačního systému, který splňuje požadavky průkaznosti, ochrany a bezpečnosti přenášených informací podle zvláštních právních předpisů, např. podle zákonů č. 21/1992 Sb., o bankách, č. 29/2000 Sb., o poštovních službách, č. 151/2000 Sb., o telekomunikacích apod.

Druhy účetních záznamů

Účetním záznamem se rozumějí (§ 4 odst. 4 zákona 563/1991 Sb.) data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Účetními záznamy jsou zejména následující, jejichž základní pravidla se řídí účetními předpisy uvedenými v závorce:

dále lze za účetní záznamy považovat (za podmínek v § 32 zákona 563/1991 Sb.) mzdové listy, daňové doklady, obchodní smlouvy aj.

Účetní doklad

Výše uvedené skutečnosti prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem. Veškeré účetní doklady musí být vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti a musí umožňovat vedení účetnictví v souladu s uvedeným zákonem. Evidence veškerých účetních dokladů by měla být uspořádána tak, aby byly uloženy přehledně (systematicky) a z jejich nezaměnitelného vzestupného číslování bylo zřejmé, že žádný z nich nechybí a ani se nevyskytuje opakovaně (chronologicky). Pokud jsou účetní doklady v písemné podobě, je nutné zajistit jejich trvanlivost. Není vhodné a ani žádoucí zakládat takové doklady, jejichž písmo se po určité době stane nečitelným nebo úplně zmizí, např. nevhodné jsou faxové kopie faktur, objednávek, smluv apod.

Náležitosti účetního dokladu

Věrohodnost účetnictví je dána především úplnými a průkaznými účetními doklady. V nich se zachycují skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví a mají předepsané náležitosti. Náležitosti účetních dokladů vyplývají z příslušných ustanovení zákona 563/1991 Sb., zejména z § 11 a § 33a. V § 11 uvedeného zákona jsou určeny striktně náležitosti, které musí průkazný účetní doklad, tj. záznam, obsahovat:

• Označení účetního dokladu – souvisí i s možnostmi používaného účetního softwaru, tj. označení může být předtištěno (např. pokladní doklady, materiálové příjemky atd.), nebo připojením další písemnosti k originálnímu dokladu (likvidační lístek k došlé faktuře, příkaz k úhradě k bankovnímu výpisu atd.) vytváří účetní doklad.

• Obsah účetního případu, účastníky účetního případu – obsah může vyplývat již z označení účetního případu nebo je popsán na příloze. Účetnictví se vede v jazyce českém, proto bude průkazným dokladem jen ten, který bude věrohodným způsobem přeložen do češtiny. Tím se zabezpečí i požadavek srozumitelnosti účetních dat. Účastníci účetního případu jsou osoby jednající za účetní jednotku dle platných vnitřních předpisů.

• Celkovou peněžní částku, informaci o ceně za jednotku množství a skutečné množství – účetnictví se vede výhradně v peněžních jednotkách české měny. Jestliže je na dokladu uvedena cizí měna, musí být na českou měnu přepočítána způsobem, který určuje zákon.

• Okamžik vyhotovení účetního dokladu – datum zaúčtování do účetnictví.

• Okamžik uskutečnění účetního případu – není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, pak se uvádí den, kdy doklad vznikl, účetní případ se uskutečnil k "okamžiku“ v souladu s ČÚS.

• Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (tj. za věcnou správnost).

• Podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování (tj. za formální správnost).

Podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případ a za zaúčtování musí odpovídat schváleným kompetencím a aktuálním podpisovým vzorům dle vnitřních organizačních směrnic, z nichž musí být jasné, na koho je přenesena pravomoc ověřovat a schvalovat úkony, které jsou zaznamenány v účetních dokladech. Účetní, který podle dokladu pořizuje účetní zápisy, svým podpisem na dokladu odpovídá za to, že zápis je proveden v souladu s platnou metodikou a na uvedené účty.

Účetní zápis, okamžik uskutečnění účetního případu

Stejně tak i účetní zápisy se musí provádět průběžně, a to k okamžiku uskutečnění účetního případu dle ustanovení ČÚS č. 701, zejména body 5.1. až 5.4. (viz citace):

"5.1. Účetní zápisy na jednotlivých účtech v účetních knihách se provádějí způsobem stanoveným v § 12, 13 a 16 zákona.

5.2. Při určení okamžiku uskutečnění účetního případu účetní jednotka posoudí, zda:

1. nastala určitá právní skutečnost, například došlo k právnímu úkonu učiněnému buď účetní jednotkou, nebo jinou osobou,

2. byla s touto právní skutečností účetní jednotka seznámena nebo je možné oprávněně požadovat po účetní jednotce, aby se s touto skutečností seznámila,

3. je informace o této skutečnosti významná a

4. náklady na získání informace nepřevyšují přínos plynoucí z této informace.

5.3. Okamžikem uskutečnění účetního případu je zejména den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, vzniku závazku, platbě závazku, vzniku pohledávky, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem vyplývajícím z jiných právních předpisů nebo z vnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popř. existují odpovídající listiny (účetní záznamy), týkající se účetních případů (např. bankovní výpisy).

5.4. Při převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Dojde-li k povolení vkladu, účetní zápisy k tomuto dni se nemění. Není-li vklad povolen, provede účetní jednotka odpovídající opravu účetním zápisem. Podmíněnost okamžiku uskutečnění účetního případu nabytím právního účinku vkladu vyjádří účetní jednotka na účetním záznamu, který obsahuje i označení příslušného analytického účtu, a uvede o tomto informaci v příloze účetní závěrky a v inventurních soupisech.“

Účetní knihy

V podvojném účetnictví patří mezi účetní knihy:

• deník (chronologické uspořádání účetních zápisů) – možné varianty deníků jsou:

  1. jeden deník, v němž jsou zaúčtovány všechny účetní doklady sledovaného účetního období v chronologickém pořadí,

  2. specializované deníky podle druhu jednotlivých dokladů (deník vystavených faktur, deník došlých faktur, pokladní deník apod.), kdy pak účetní jednotka používá více číselných řad, jimiž označí účetní případy pro jednotlivé deníky,

• hlavní kniha (systematické uspořádání účetních zápisů) – zákon o účetnictví ukládá minimální požadavky na údaje v hlavní knize, tj.:

  1. c. zůstatky syntetických účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha (počáteční stavy),
  2. d. souhrnné obraty strany Má dáti a Dal všech použitých účtů, alespoň za kalendářní měsíc,
  3. e. zůstatky syntetických účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (konečné stavy),

  tyto požadavky je nutné zpřesnit, především v jakých intervalech se účtuje, jaké jsou náležitosti jednotlivých zápisů, účtový rozvrh apod.,

• knihy analytických účtů – podrobněji rozvádějí zápisy v hlavní knize, avšak vždy musí souhrn analytických účtů vedených k jednomu účtu syntetickému v počátečních zůstatcích, obratech i v konečném zůstatku odpovídat zůstatkům a obratům syntetického účtu; analytické členění účtů záleží vždy na rozhodnutí účetní jednotky, neboť si takto organizace vytváří účetní evidenci, jež jí bude sloužit k tvorbě účetních a statistických výkazů i hlášení, daňových přiznání, k finanční kontrole, k organizačnímu zabezpečení vnitřního kontrolního systému na základě sledování vývoje jednotlivých vybraných účtů a podobně; v hospodaření ÚSC i DSO se využívá nejpodrobnější analytika k bankovním účtům, na nichž se zachycují příjmy a výdaje rozpočtového …