dnes je 29.3.2024

Input:

Pokladna

18.2.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

4.2.4 Pokladna

PhDr. Jindra Dolejšová, Ing. Lukáš Auerswald

Legislativa pokladny

Komplexní pravidla pro vedení pokladny nejsou v současné době uzákoněna v žádném obecně závazném právním předpisu, a proto je vhodné si ve vnitřním předpisu stanovit závazná pravidla pro evidenci pokladny ve své organizaci. I když při manipulaci s hotovými penězi a evidencí; o hotovostních transakcích musí být daleko větší opatrnost, důslednost a průkaznost než při ostatním klasickém účtování účetních případů. Dříve existovala vyhláška č. 118/1972 Sb., o pokladních operacích. Obecné zásady pro pokladní službu jsou v současné době uvedeny na různých místech zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve vyhlášce č. 410/2009 Sb.

V praxi to znamená, že je nutné se zorientovat v široké škále existujících předpisů, kterými jsou zejména:

  • zákon o účetnictví,

  • vyhláška 410,

  • české účetní standardy č. 701 až č. 710,

  • vyhláška 323,

  • zákoník práce (v oblasti cestovních náhrad),

  • zákon o dani z příjmu (zákon 586, ZDP),

  • zákon o DPH, ZDPH,

  • zákon 320.

Vzhledem k tomu, že současné předpisy v oblasti pokladní agendy jsou obecné, máme možnost určitých výběrů při metodice účtování, které mají v každé účetní jednotce velkou váhu, a nezastupitelnou roli hrají vnitřní předpisy, které jsou mnohdy podceňovány nebo nedodržovány vůbec. Jejich součástí je samozřejmě konkrétní vymezení pokladní agendy. Účetní jednotka vydá základní vnitřní předpis, který se musí stát jednou ze součástí celého vnitřního kontrolního systému:

  • samostatnou směrnici o vedení pokladní agendy a veškerých pokladních operacích, jež by měl být vydán v písemné formě a měl by přesně vymezit pokladní agendu účetní jednotky (včetně depozitní pokladny, případně pokladny sociálního fondu či FKSP), její evidenci, organizaci a účtování,

  • případně je celá problematika vedení pokladny řešena v rámci jiných základních vnitřních předpisů, např. směrnice o účetnictví, o oběhu účetních dokladů apod.,

  • nezastupitelnou roli mají namátkové kontroly správnosti a hlavně včasnosti evidence a účtování pokladny.

Při činnosti ÚSC se samozřejmě bez pokladní hotovosti neobejdeme, neboť na pokladně účtujeme různorodé operace, které se týkají pohybu pokladní hotovosti. Hotovostí jsou v účetních jednotkách hrazeny závazky a pohledávky, mzdy zaměstnancům, nákupy zboží, materiálu a služeb, tržby v hotovosti. Pokud jsou součástí pokladní hotovosti také šeky nebo kolky, stravenky a jiné ceniny, pak je nutné pro ně zřídit samostatné analytické účty v rámci syntetického účtu 261 – Pokladna nebo 263 – Ceniny. Je proto nutné na základě výběru a konkretizace příslušných ustanovení z výše uvedených předpisů vytvořit vnitřní předpis, který bude šitý na míru každé organizaci a bude vymezovat organizaci pokladní agendy, vedení pokladny a účtování o pokladních operacích.

Organizace pokladní agendy

Pro zajištění dobře fungující organizace pokladní agendy je nutné stanovit jasně vymezená pravidla týkající se zejména těchto oblastí:

  • vymezení funkce pokladníka, jeho povinností a pravomocí – pokladník je osobou obhospodařující pokladní hotovost a zajišťující kompletní evidenci o pokladních operacích. Podstatný rozdíl je v tom, zda se jedná o velkou či malou organizaci, která má pro zajištění veškeré ekonomické činnosti pouze jednoho pracovníka. Organizace, která má více zaměstnanců, má předpoklady pro oddělení pokladní agendy od vedení účetnictví. Potom je možné zřídit funkci pokladníka, který bude pověřen pouze pokladní agendou, do jehož náplně práce spadá vystavování pokladních dokladů, vedení pokladní knihy a také činnosti jako evidence cenin, stravenek, evidence poskytování a vyúčtování záloh, likvidace a vyplácení cestovních náhrad,

  • vymezení odpovědnosti – podepsání dohody o odpovědnosti za schodek za svěřené hodnoty podle zákoníku práce za svěřené finanční prostředky by mělo být naprostou samozřejmostí; pokud má zaměstnanec uzavřenou v písemné formě dohodu o odpovědnosti, zprostí se odpovědnosti za případné manko pouze tehdy, pokud prokáže, že jej nezavinil. V tomto případě je možné zákonným způsobem vymáhat na odpovědné osobě chybějící část svěřeného majetku, pokud se jí prokáže zavinění. Na druhé straně je ovšem třeba poznamenat, že zároveň organizace je povinna vytvořit podmínky pro řádný výkon funkce pokladníka, tj. nekumulovat funkce s dalšími administrativními pracemi, např. sekretářskými, a vymezit pokladní úřední hodiny. Vymezení pokladních hodin je nezbytné v případě, že pokladník vykonává mimo své pokladní činnosti ještě další práci,

  • pokladní hotovost musí být řádně uschována, zajištění vhodného místa pro úschovu pokladní hotovosti a vymezení podmínek jejich transportu je naprostou nutností; naprosto nevyhovující je ukládání peněz v zásuvkách pracovních stolů ve volně přístupných místnostech. Ze strany pojišťovny jsou uloženy pojištěné účetní jednotce určité povinnosti a také jsou kladeny zvýšené nároky na zabezpečení pojištěných hodnot (trezor, mříže na oknech pokladní místnosti, alarm apod.),

  • stanovení pokladního limitu – pokladní limit doporučujeme stanovit v návaznosti na konkrétní podmínky (např. způsob výplaty mezd a výplatní termín, zkušenosti z minulých období) a s ohledem na pojištěnou výši peněžní hotovosti v uzavřené pojistné smlouvě. Záleží na statutárním zástupci, zda stanoví výši pokladního limitu, či ponechá fungování pokladny bez uvedeného limitu, což opravdu nedoporučujeme,

  • vymezení odpovědnosti za věcnou správnost pokladních operací – schvalování věcné správnosti pokladních operací musí zabezpečit statutární zástupce účetní jednotky nebo jiná osoba, která je statutárním zástupcem k tomuto písemně pověřena; lze pouze doporučit, aby schválení věcné správnosti bylo zabezpečeno ještě před provedením samotné pokladní operace, a to průkazným způsobem (podpis na pokladním dokladu, písemný příkaz k výplatě apod.),

  • vymezení způsobu evidence pokladních operací – např. omezit výdaje za hotové do částky 5 tis. Kč za běžné nákupy, stanovit pravidla pro placení faktur v hotovosti.

Vedení pokladny

Předmětem pokladních operací jsou především pohyby peněžní hotovosti, příjmy a výdaje v českých korunách a v cizích měnách. Mezi další pokladní operace, jak jsme se zmínili v úvodu, patří např. příjem a výdej šeků, příjem a výdej platebních poukázek a cenin (kolky, poštovní známky, stravenky, telefonní karty apod.) a příjmy a výdaje spojené s prodejem či nákupem směnek a jiných cenných papírů, výběry hotovosti z bankovního účtu, příjem tržeb za poskytnuté služby v hotovosti, vrácené zálohy k vyúčtování, hotovostní úhrada za nákup služeb, majetku, materiálu a zboží, výplata mezd, výplata cestovních náhrad, odvody hotovosti na bankovní účet apod. Evidence stravenek (cenin) je nutná pro zajištění řádného přehledu o vydaných stravenkách zaměstnancům v závislosti na jejich skutečně odpracovaných směnách.

Opravné položky k zásobám

Pouze připomeňme, že:

  • dle § 28 ZDPH je možné vystavit zjednodušený daňový doklad jen v ceně obsahující daň celkem nejvýše 10 000 Kč,

  • dle zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, je povinnost každé právnické i fyzické osoby provést bezhotovostní platbu překračující částku 15 000 € (v přepočtu podle současně platného směnného kurzu necelých 420 000 Kč) prostřednictvím banky nebo pobočky zahraniční banky nebo spořitelního nebo úvěrového družstva nebo provozovatele poštovních služeb formou poštovního poukazu na účet peněžního ústavu. Zákon o omezení plateb v hotovosti umožňuje uložit pokutu poskytovateli platby, který porušil povinnost provést platbu bezhotovostní. Výše pokuty je pak tímto zákonem dle § 6 stanovena až na 5 000 000 Kč za správní delikt.

Tuzemská pokladna

Korunová pokladna obsahuje tuzemské bankovky a mince, příp. další složky finančního majetku (ceniny). V závislosti na rozsahu pokladních operací je třeba zajistit evidenci všech příjmů a výdajů v hotovosti a evidenci cenin podle jejich jednotlivých druhů.

Tuto evidenci lze průkazným způsobem zajistit prostřednictvím výdajových a příjmových dokladů, které splňují náležitosti účetního dokladu, stanovené v § 11 ZÚČ (a v případě daňových dokladů také dle zákona o DPH, hlava II., díl 5), dále vedením pokladní knihy, vedením samostatných knih evidence cenin (dle jednotlivých druhů cenin) a průkaznou inventarizací pokladní hotovosti. Minimální požadavek předpokládá rozdělení na výdej a příjem, pro každou položku pak datum s odvoláním na doklad o nákupu nebo jméno a příjmení odebírajícího ceniny. Dále je třeba určit počet a normální výši cenin, u kolků a známek účel spotřeby, důležitou náležitostí je vlastnoruční podpis příjemce cenin.

Valutová pokladna

Operace ve valutové pokladně se soustřeďují na evidenci příjmů a výdajů cizích bankovek a mincí. V případě valutové pokladny je nutné vést dvojí evidenci – v cizí a domácí měně (viz § 4 odst. 5 ZÚČ) a přímo na pokladních dokladech uvádět směnný kurz a datum, kterého se týká. Důležitá je také povinnost vést v účetnictví za každou jednotlivou měnu samostatnou valutovou pokladnu (tzn. v analytické evidenci účtu 261).

Používání směnných kurzů

Používání směnných kurzů při vedení valutové pokladny je upraveno dle § 70 vyhlášky č. 410/2009 Sb., pro přepočet cizí měny na českou měnu se používá směnný kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou.

V průběhu účetního období lze při přepočtu na cizí měnu používat tzv. denní nebo pevný kurz. Denním kurzem se rozumí směnný kurz ČNB platný v okamžiku uskutečnění účetního případu. Pokud se účetní jednotka rozhodne používat kurz pevný, je plně v její kompetenci, jakou si zvolí dobu jeho platnosti, zda jeden měsíc, čtvrtletí, pololetí nebo rok. Pevný kurz se stanoví podle běžného směnného kurzu ČNB, který je platný k prvnímu dni zvolené doby platnosti.

Způsob přepočtu a stanovení směnného kurzu používaného v průběhu účetního období popíše účetní jednotka ve vnitřním předpisu. Při uzávěrkových operacích je nutno použít výhradně běžný směnný kurz ČNB platný ke dni sestavení účetní závěrky.

Identifikace příjemců hotovosti

Důležitým prvkem průkaznosti na pokladních dokladech, zvláště výdajových, je potvrzení příjemce hotovosti jeho vlastnoručním podpisem. A aby měl pokladník jistotu, že hotovost skutečně přejímá osoba, která je uvedena na výdajovém pokladním dokladu jako příjemce, prověří si jeho totožnost podle platného občanského průkazu nebo cestovního pasu. Je-li příjemce hotovosti pokladníkovi osobně znám, pak místo identifikace příjemce vypíše "osobně znám", čímž přebírá plnou zodpovědnost, že příjemcem je oprávněná osoba.

Zmocňování

Předání hotovosti jiné osobě je možné pouze na základě písemného zmocnění od osoby, která je oprávněna hotovosti přijmout. Plnou moc je nutné vyžadovat ve všech případech, kdy není zřejmá identita mezi oprávněným a skutečným příjemcem hotovosti. Výjimkou nesmí být ani manželé, rodiče a jiní příbuzní oprávněné osoby. Požadavek na písemné zmocnění se týká v plném rozsahu i výplaty mezd a jejich náhrad. Bez písemného zmocnění nelze vyplatit mzdu mladistvých zaměstnanců ani jejich rodičům. Jediná zákonná výjimka, kdy lze vyplatit mzdu jiné osobě než zaměstnanci, vyplývá ze zákona o ochraně před alkoholismem a jinými toxikomaniemi.

Druhy plné moci

  1. Jednorázová plná moc – je vystavena oprávněnou osobou (zmocnitelem) k jednorázovému převzetí hotovosti s názvem "Plná moc" a obsahuje následující údaje: jméno, příjmení, rodné číslo nebo datum narození, číslo občanského průkazu a místo trvalého bydliště zmocněné osoby, dále účel konkrétní výplaty v hotovosti (mzda za srpen) a její částka, pokud je známa, datum vystavení, čitelný vlastnoruční podpis s uvedením alespoň trvalého bydliště zmocnitele. Doporučuje se uvést potvrzení příjemce zmocnění (jméno, příjmení, bydliště) a datum jeho převzetí. Jednorázová plná moc se stává neoddělitelnou přílohou pokladního dokladu.
  2. Trvalá plná moc – je vystavena oprávněnou osobou k trvalému přebírání hotovosti. Obsah je stejný jako u jednorázové plné moci, jen název je "Trvalá plná moc". Zakládá se samostatně, každý pokladní doklad musí obsahovat odvolání na ni.

Pokladní doklady

V současné době se na trhu vyskytuje velké množství druhů pokladních dokladů, které se od sebe formálně liší. Rozdílnost většiny pokladních dokladů spočívá v tom, jaké mají předtištěné náležitosti, též se užívají pokladní doklady tištěné přímo z účetních softwarů. Formuláře pokladních dokladů je nutné zvolit podle konkrétních podmínek a potřeb účetní jednotky, výběr lze uskutečnit

Nahrávám...
Nahrávám...