4.1.0.2 Pohledávky v účetnictví obce
Bc. Lukáš Auerswald
Vzor ke stažení zde
Obecně
Z pohledu účetnictví je o pohledávkách pojednáno v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví a ve vyhlášce č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Pohledávka je právní nárok na úhradu zpravidla za poskytnutí předmětného plnění (zboží či služby). Vzniká např. uzavřením smlouvy nebo dle právního rámce (právní předpisy, vydání rozhodnutí), ale v účetnictví (rozvaze) se zachycuje až v okamžiku, kdy došlo k jejímu plnění. Dojde tak k předpisu pohledávky. Kromě evidence v rozvaze se evidují pohledávky v podrozvahové evidenci (účtováno na účet 911 – Odepsané pohledávky, ve skupině 92 – Podmíněné pohledávky z důvodu užívání majetku jinou osobou a skupina 93 a 94 – Další podmíněné pohledávky).
Za pohledávku se považuje i případ, kdy obec poskytne zálohu. Nejčastější případy jsou např. poskytnutá záloha na energie (k vyúčtování dojde např. jednou za rok) nebo poskytnutá provozní záloha např. na zhotovení díla (účet 314 – Krátkodobé poskytnuté zálohy) či provozní záloha poskytnutá zaměstnanci (účet 335 – Pohledávka za zaměstnanci).
Pohledávky v účetnictví se mimo jiné člení na dlouhodobé a krátkodobé. Zde existují různé výklady toho, co je dlouhodobá pohledávka. Přikláním k názoru, že se jedná o pohledávku, jejíž doba splatnosti je delší než 1 rok (Pozor! Nezaměňovat s dobou po splatnosti.). Např. poskytne-li obec finanční výpomoc s dobou splatnosti tři roky, jedná se o dlouhodobou pohledávku a zaúčtujeme ji na účet 462 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci dlouhodobé.
Předpis pohledávky má významnou funkci také z hlediska vnitřní kontroly. Proto by měl být oddělen předpis pohledávek od jejich výběru. Tím dochází k možnosti kontroly např. u výběrčích, že všechny inkasované příjmy skutečně odvedli, a zavedením předpisu pohledávek zjišťujeme prevenci podvodu. Zároveň však dochází i k případům, kdy se tyto dvě skutečnosti shodují (např. tržba z hotovostních prodejů, úhrada do pokladny, na jejímž prokázání je vydáno rozhodnutí apod.).
Z pohledu předpisu krátkodobých pohledávek (které v účetnictví svým počtem jednoznačně převyšují ty dlouhodobé) se zejména využívají účty 311 – Odběratelé a 315 – Jiné pohledávky z hlavní činnosti. Zde je důležité si uvědomit, z jaké činnosti vznikly. Principiálně: jde-li o pohledávky v oblasti soukromoprávních vztahů, účtuje se na účet 311 – Odběratelé (např. z prodejů majetku, nájemného, z volně sjednaných služeb). Naopak na účtu 315 – Jiné pohledávky z hlavní činnosti budou zachyceny ty, které vznikly v rámci hlavní činnosti nebo v souvislosti s ní, ale které nejsou vykázány v některé z položek krátkodobých pohledávek (jedná se zejména o pohledávky ze správních a místních poplatků, daní a poplatků z vybraných činností a služeb, z ostatních příjmů daní a poplatků, z grantů, darů a příspěvků apod.).
Opravné položky
Rozdělení pohledávek má význam i z pohledu tvorby opravných položek. Dle § 23 Vyhlášky č. 410/2009 Sb., se mohou tvořit pouze u účtů 311 – Odběratelé, 317 – Krátkodobé pohledávky z postoupených úvěrů, 351 – Pohledávky za účastníky sdružení, 361 – Krátkodobé pohledávky z ručení a 377 – Ostatní krátkodobé pohledávky. Z výše uvedeného vyplývá, že k účtu 315 – Jiné pohledávky z hlavní činnosti nelze tvořit opravnou položku. Důvodem může být snaha ulehčit práci, neboť se jedná o řadu drobných položek (poplatků, dopravních pokut apod.).
Opravné položky vyjadřují přechodné snížení hodnoty majetku a vytvářejí se na základě inventarizace majetku. Při inventarizaci se posuzuje výše a odůvodněnost vytvořených opravných položek. Jestliže dojde k významnému přechodnému snížení hodnoty majetku, účtuje se o tomto účetním případu bez zbytečného odkladu. Za významné se považuje snížení hodnoty o více jak 10 % a tvoří se za každých ukončených devadesát dnů po splatnosti pohledávky ve výši 10 % z dlužné částky. Čím je pohledávka déle po splatnosti, tím je riziko nevymožení vyšší, a je nutno proto tvořit větší opravné položky. Nejvyšší je tvořena po 900 dnech a to ve výši 100 %.
Obec se může rozhodnout, že bude tvořit opravné položky podle stavu k rozvahovému dni – tzn. vždy jen k 31. 12. (na základě inventarizace – jednou za rok), nikoliv v průběhu roku, kdy k dané skutečnosti dojde. V tomto případě jde o právo účetní jednotky.
Příklad
Pohledávka vůči odběrateli účtovaná na účtu 311 – Odběratelé je splatná k 8. 2. 2012 v částce 28 000 Kč. K 31. 12. 2012 se tvoří opravná položka ve výši 8 400 Kč (tj. 30 %). Účtování je následující: Má Dáti účet 194 – Opravné položky k odběratelům (pouze k účtu 311 – Odběratelé) a Dal účet 556 – Tvorba a zúčtování opravných položek.
Poznámka
Poznámka:
Opravné položky lze vytvářet i v případech, kdy tak stanoví zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmu. Tento zákon upravuje i konkrétní podmínky, kdy lze opravné položky využít. Lze předpokládat, že v praxi nebude tato možnost obcemi hojně využívána, a proto zde nebudu bližší postupy a podmínky uvádět.
Odpis pohledávek
Oproti opravným položkám, které jsou tvořeny postupně na přechodné snížení hodnoty pohledávky, se využívá odpis pohledávky v případech, kdy je snížení hodnoty trvalé (konečné). Zpravidla o něm budeme účtovat až v…
