dnes je 28.3.2024

Input:

Konverze dokumentů

1.7.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

11.1.3.3 Konverze dokumentů

Doc. JUDr. Pavel Mates CSc.

Jedním z významných problémů, s nímž se praxe orgánů veřejné moci i soukromoprávních subjektů každodenně setkává, je paralelní existence dokumentů v listinné a elektronické podobě. Z toho plyne potřeba jejich vzájemné převoditelnosti a následně použitelnosti, aniž by pro jejich tvůrce či držitele bylo nutno podstupovat složité ověřovací procedury a obíhání úřadů. K řešení této situace významně přispívá režim konverze dokumentů, obsažený v § 22 až § 26 zákona č. 300/2008 Sb. Ve stručnosti lze přínos jeho úpravy shrnout takto:

  • - každý orgán veřejné moci si může konverzi provést z úřední moci sám a nadále je používat v té které podobě (§ 23 odst. 2 zákona);
  • - pro účely poskytaní právních služeb si ji provádějí advokáti;
  • - fyzické a právnické osoby mají možnost využít kontaktních míst Czech POINTu;
  • - elektronický dokument je bezpečný, protože jeho obsah je chráněn elektronickým podpisem, značkou nebo razítkem, které jsou schopné ohlídat nezměnitelnost jeho obsahu;
  • - dokument, který vznikl konverzí má stejné právní účinky jako ověřená kopie, což znamená, že až na výjimky není třeba uchovávat originál
  • - a konečně, stanoví-li právní předpis, že má být orgánu veřejné moci předložen dokument v listinné podobě, postačuje, aby byl předložen výstup.

Tím by měly být dosaženy významné úspory při fungování všech orgánů veřejné moci, zrychleny a zefektivněny jejich činnosti, odstraněny nadbytečné byrokratické zátěže a v neposlední řadě dosaženo finančních, hospodářských a personálních úpor.

Základní pojmy

Dříve, než si objasníme, jak konverze funguje, je třeba vysvětlit některé základní pojmy. Konverzi vymezuje § 22 zákona jako:

  1. úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, resp. datovém souboru ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky;

  2. úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Jak patrno, je tedy konverze oboucestná a umožňuje převody z listinné do elektronické verze do listinné i naopak. S jistým zjednodušením by se tu dalo hovořit o podobnosti s tzv. vidimací, jak ji má na mysli § 6 zákona o ověřování (zákon č. 21/2006 Sb.). Podobnost je i v tom, že konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy, ale právě jen soulad jejich obsahu.

Důležité přitom je, že dokument vzniklý konverzí (zákon pro něj zavádí legislativní zkratku výstup) má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (tzv. vstup). Mimo to platí, že je-li zákonem stanoveno, že má-li být orgánu veřejné moci (soudu, správnímu orgánu atd.) předložen listinný dokument, zejména jako podklad pro rozhodnutí, má výstup stejnou důkazní hodnotu.

Jak upozorňuje V. Smejkal, je jen na původci, zda si dokument v listinné podobě po provedení konverze ponechá (výjimku v tomto směru představují archiválie, kde je povinnost je zachovat). U dokumentů důležitého právního významu, hlavně těch, které by mohly sloužit jako důkazní prostředek v případě sporu, je nicméně doporučováno ponechat si i listinný originál.

Kdo může provádět konverzi

Konverzi mohou předně provádět orgány veřejné moci pro výkon svojí působnosti, dále kontaktní místa veřejné správy (Czech POINT) a konečně advokáti v souvislosti s poskytováním právních služeb (§ 25c zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů). V prvém případě je konverze prováděna z moci úřední, pro potřebu daného orgánu, ve zbylých na žádost a za úplatu.

Postup při provádění konverze

Postup při provádění konverze upravuje § 24 zákona, v podrobnostech vyhláška č. 193/2009 Sb.

Je-li prováděna konverze z dokumentu z elektronické do listinné podoby, musí být nejprve ověřena platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu, dále ověřeno, že kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založen zaručený elektronický podpis, kterým je podepsán vstup, nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založena elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamžikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny a konečně ověřena platnost zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo platnost uznávané elektronické značky. Instituty časového razítka, kvalifikovaného certifikátu, zaručeného elektronického podpisu a další upravuje zákon o elektronickém podpisu (zákon č. 227/2000 Sb.). Jakmile je provedeno ověření shody výstupu

Nahrávám...
Nahrávám...