Komentář zákona 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 254

 Nahoru[Zápis ze zasedání členské schůze]

Za účelem ochrany práv členů spolku ukládá komentované ustanovení povinnost vyhotovit písemný zápis ze zasedání členské schůze. To, že musí být dodržena písemná forma zápisu, sice není v ZOK výslovně stanoveno, ale je nutné to dovodit z kontextu komentovaného usnesení.

Účel zápisu

Účelem zápisu o zasedání členské schůze je věrné zachycení průběhu zasedání členské schůze, a především věrné zachycení rozhodnutí členů o jednotlivých bodech programu.

Orgány zasedání členské schůze

Průběh členské schůze je podrobně popsán v komentáři k § 253. V souvislosti se zápisem o zasedání členské schůze je však třeba připomenout, že členská schůze zvolí na počátku svého jednání minimálně předsedu členské schůze a případně další činovníky, pokud jejich volbu vyžadují stanovy (§ 253 odst. 1). Takovými činovníky mohou být zapisovatel, ověřovatel zápisu a dále osoba nebo osoby pověřené sčítáním hlasů (skrutátoři).

Osoba odpovědná za vyhotovení zápisu

Komentované ustanovení určuje, že orgánem odpovědným za vyhovení zápisu je primárně statutární orgán spolku. Pokud jej nemůže statutární orgán spolku vyhotovit (např. protože je nefunkční), je zápis povinen vyhotovit ten, kdo zasedání předsedal nebo ten, koho tím pověřila členská schůze (zapisovatel).

Lhůta k vyhotovení zápisu

Orgán či osoba odpovědná za vyhotovení zápisu jsou povinni vyhotovit zápis ze zasedání členské schůze nejpozději do 30 dnů od ukončení zasedání členské schůze. Tato lhůta je lhůtou pořádkovou, a nikoliv lhůtou propadnou. Neznamená to tedy, že v případě jejího nedodržení nebude již moci být zápis vyhotoven. Takovým způsobem by totiž mohlo být znemožněno uvést usnesení členské chůze do praxe.

Účelem této pořádkové lhůty je:

• uvést co nejrychleji do praxe usnesení členské chůze, resp. dát celému procesu určitý časový rámec,

• vyvodit případnou odpovědnost vůči osobě odpovědné za vyhotovení zápisu (např. náhrada škody).

Obsah zápisu o zasedání

Zápis o zasedání členské schůze musí obsahovat minimálně:

1. kdo zasedání svolal a jak,
2. dobu konání, tedy čas, kdy začalo zasedání a čas jeho ukončení,
3. jméno zvoleného předsedy zasedání a případně jména dalších zvolených činovníků,
4. popis projednání jednotlivých bodů programu zasedání a usnesení s uvedením výsledků hlasování.

Přílohy a podpisy

Ačkoliv to zákon nestanoví, měla by přílohou zápisu být i listina členů přítomných na zasedání a zápis by měl být podepsán osobou odpovědnou za vyhotovení zápisu.

Zápis ze zasedání členské schůze by měl zcela věrně odrážet průběh zasedání a také přesné znění jednotlivých usnesení tak, jak se o nich hlasovalo. Nestačí tedy, pokud budou jednotlivá usnesení uvedena v zápise přibližně, tak aby vyjadřovala pouze význam přijatých usnesení – např. je nepřípustné, aby byly zaměněny některé v usnesení použité výrazy. Na druhou stranu formální, méně důležité chyby v zápise, které nebudou mít dopad na práva a povinnosti členů a ostatních orgánů spolku, nebudou mít pravděpodobně žádné negativní dopady.

Výsledky…