Jedním z významných problémů, s nímž se praxe orgánů veřejné moci i soukromoprávních subjektů každodenně setkává, je paralelní existence dokumentů v listinné a elektronické podobě. Z toho plyne potřeba jejich vzájemné převoditelnosti a následně použitelnosti, aniž by pro jejich tvůrce či držitele bylo nutno podstupovat složité ověřovací procedury a obíhání úřadů. K řešení této situace významně přispívá režim konverze dokumentů.

Jedním z významných problémů, s nímž se praxe orgánů veřejné moci i soukromoprávních subjektů každodenně setkává, je paralelní existence dokumentů v listinné a elektronické podobě. Z toho plyne potřeba jejich vzájemné převoditelnosti a následně použitelnosti, aniž by pro jejich tvůrce či držitele bylo nutno podstupovat složité ověřovací procedury a obíhání úřadů. K řešení této situace významně přispívá režim konverze dokumentů, obsažený v § 22 až § 26 zákona č. 300/2008 Sb. Ve stručnosti lze přínos jeho úpravy shrnout takto:

• každý orgán veřejné moci si může konverzi provést z úřední moci sám a nadále je používat v té které podobě(§ 23 odst. 2 zákona);
• pro účely poskytaní právních služeb si ji provádějí advokáti;
• fyzické a právnické osoby mají možnost využít kontaktních míst Czech POINTU;
• elektronický dokument je bezpečný, protože jeho obsah je chráněn elektronickým podpisem, značkou nebo razítkem, které jsou schopné ohlídat nezměnitelnost jeho obsahu;
• dokument, který vznikl konverzí má stejné právní účinky jako ověřená kopie, což znamená, že až na výjimky, není třeba uchovávat originál;
• a konečně, stanoví-li právní předpis, že má být orgánu veřejné moci předložen dokument v listinné podobě, postačuje, aby byl předložen výstup.

Tím by měly být dosaženy významné úspory při fungování všech orgánů veřejné moci, zrychleny a zefektivněny jejich činnosti, odstraněny nadbytečné byrokratické zátěže a v neposlední řadě dosaženo finančních, hospodářských a personálních úpor.

Základní pojmy

Dříve, než si objasníme, jak konverze funguje, je třeba vysvětlit některé základní pojmy. Konverzi vymezuje § 22 zákona jako:

1) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, resp. datovém souboru ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky;

2) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Jak patrno, je tedy konverze oboucestná a umožňuje převody z listinné do elektronické verze do listinné i naopak. S jistým zjednodušením by se tu dalo hovořit o podobnosti s tzv.