Vnitřní kontrolní systém (VKS)

4.2.9.3 Vnitřní kontrolní systém (VKS)

PhDr. Jindra Dolejšová

Význam vnitřního kontrolního systému

Vnitřní kontrolní systém každé organizace musí tvořit logicky provázaný účetní systém doplněný aktualizovanými vnitřními předpisy a směrnicemi tohoto subjektu. Vybudování vnitřního kontrolního systému v každé účetní jednotce je nezbytné, aby byly splněny funkce účetnictví (např. viz dříve průkaznost, správnost, pravdivost a úplnost účetnictví) a požadavky na něj kladené zejména podle zákona o účetnictví, zákona o finanční kontrole a dle dalších právních předpisů. K dosažení nezbytné úrovně vnitřního kontrolního systému je potřebné v každé účetní jednotce dodržovat určitá pravidla komunikace mezi zaměstnanci, odděleními či odbory apod., jež musí mít návaznost na platné vnitřní normy organizace – zejména na organizační řád a pracovní řád, kontrolní řád, oběh vnitřních dokladů, směrnice pro hospodaření s majetkem a pohledávkami a v návaznosti na to stanovené kompetence odpovědných zaměstnanců za provedení příslušných hospodářských a účetních operací.

S ohledem na výše uvedené je vhodné poznamenat, že velmi často opakujícím se jevem a nedostatkem z titulu právě nedostatečné komunikace mezi odpovědnými a zodpovědnými zaměstnanci nejen na obcích dochází k situacím, že například uzavření obchodních smluv, smluv o dílo, o nájmu, o půjčce, o zástavních smlouvách či věcných břemenech apod. vzniká v rámci určených kompetencí v jiných útvarech než v účtárnách a o uzavřené platné smlouvě, z níž pro organizaci vyplývají buď nějaké závazky a nebo pohledávky, o nichž je nutné účtovat v určitém časovém období, nejsou včas a nebo vůbec informováni příslušní zaměstnanci účtárny (např. ekonomická vedoucí, hlavní účetní apod.), z čehož pak plynou pro celou organizaci nepříjemné a zcela zbytečné důsledky v podobě kontrolních zjištění s odkazem na neúplnost a nesprávnost účetnictví dané účetní jednotky.

Odpovědnost představitele ÚSC za vedení účetnictví tedy znamená minimálně:

• formulovat své požadavky na výstavbu VKS a potřebné propojení s účetnictvím,

• dbát na zavedení odpovídajícího účetního (informačního) systému,

• využívat data z IS k okamžitému řízení rizik (§ 25 a § 26 zákona 320/2001 Sb.),

• vést plynulou komunikaci s účtárnami,

• dbát na průběžné vzdělávání vedoucích pracovníků, a to zejména účetních.

Základní požadavky VKS (§ 25 zákona č. 320/2001 Sb.)

Je vhodné na úvod této problematiky připomenout, že podle § 32 odst. 3 zákona 320 byli vedoucí orgánu veřejné správy povinni zajistit zavedení systému finanční kontroly do 6 měsíců od nabytí účinnosti zákona o finanční kontrole, tj. do 1. července 2002.

Za zavedení a udržování vnitřního kontrolního systému tedy odpovídá zase vedoucí orgánu veřejné správy. Vnitřní kontrolní systém musí odpovídat podmínkám a prostředí dané organizace a musí splňovat následující kritéria:

1. vytvářet podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,

2. včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů,

3. musí mít jasně stanovené postupy pro podávání zpráv příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných opatřeních k nápravě.

Aby mohl vnitřní kontrolní systém plnit výše uvedené funkce musí vedoucí orgánu veřejné správy vymezit působnost k výkonu finanční kontroly:

• organizačním složkám státu nebo územního samosprávného celku, které nejsou účetními jednotkami,

• organizačním útvarům,

• vedoucím a ostatním zaměstnancům.

V rámci organizační struktury:

1. musí být jasně vymezen rozsah pravomoci a odpovědnosti všem zaměstnancům, kteří nakládají s veřejnými prostředky, včetně pravidel pro pracovní postupy,

2. musí být rozděleny funkce s přesně stanovenými hranicemi odpovědnosti při nakládání s veřejnými prostředky; zásada oddělení funkcí vyžaduje, aby nebyl žádný pracovní postup prováděn jednou osobou, ale aby se na něm podílelo více vzájemně se kontrolujících osob,

3. struktury vnitřní kontroly i veškerá činnost musí být dokumentovány,

4. musí být přijímána opatření k ochraně veřejných prostředků, k jejich hospodárnému, efektivnímu a účelnému využívání,

5. musí být zajištěno plnění hlavních úkolů, aby bylo dosaženo schválených záměrů a cílů.

Funkce vnitřního kontrolního systému jsou povinni zajistit v rámci vymezené pravomoci a odpovědnosti všichni vedoucí zaměstnanci.

Vedoucí zaměstnanci jsou povinni informovat vedoucího orgánu veřejné správy:

• o plnění stanovených úkolů,

• o vzniku významných rizik,

• o závažných nedostatcích v činnosti orgánu,

• o přijímaných a plněných opatřeních k nápravě.

Řídící kontrola

Řídící kontrola (§ 26 a § 27 zákona č. 320/2001 Sb.) je zajišťována odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy ve třech fázích

• při přípravě…