2.2.4.1 Náležitosti zápisu ze schůze rady obce
MV ČR
Povinné náležitosti zápisu ze schůze rady obce
Mezi povinné náležitosti zápisu ze schůze rady obce patří v souladu s ustanovením § 101 odst. 3 OZř. následující:
- Počet přítomných členů rady obce – uvedení údaje o počtu přítomných členů rady obce je nezbytné, neboť na jeho základě lze osvědčit skutečnost, že rada obce je usnášeníschopná dle dikce ustanovení § 101 odst. 2 zákona o obcích, dle kterého rada obce je schopna se usnášet, je-li přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů, přičemž k platnému usnesení nebo rozhodnutí rady obce je třeba souhlasu nadpoloviční většiny všech jejích členů. S ohledem na uvedené je více než vhodné zaznamenávat změny v počtu přítomných členů rady obce, a to včetně (časového) okamžiku změny (nejlépe pak textu zápisu u jednotlivých bodů programu), resp. důsledně počet přítomných členů rady obce v průběhu její schůze.
- Schválený pořad schůze rady obce – zákon o obcích nestanovuje povinnost navrhovat program schůze rady obce předem (na rozdíl od zasedání zastupitelstva obce – srov. § 95 odst. 1 a§ 93 odst. 1 zákona o obcích), nicméně počítá s jeho schválením. Je tedy nutné, aby rada obce při začátku své schůze takový pořad schválila. V praxi se vychází ze svolavatelského práva starosty obce (viz ustanovení § 103 odst. 5 zákona o obcích), který při svolání schůze rady obce navrhuje i pořad této schůze. Právní úprava však nebrání ani tomu, aby takový pořad byl konstituován až na začátku takové schůze rady obce, příp. aby body pořadu navrhovali jak jednotliví členové rady obce, tak např. tajemník obecního úřadu, apod. S ohledem na fakt, že zákon o obcích tuto skutečnost blíže neupravuje, je nutno vycházet z ustanovení § 101 odst. 4 zákona o obcích a podrobnosti ke stanovování pořadu schůze rady obce stanovit v jednacím řádu. Pořad schůze je však nutno vždy schválit radou obce a takto uvést do zápisu.
- Průběh hlasování – dle ustanovení § 101 odst. 3 se, mimo jiné, též v zápise ze schůze rady obce uvede průběh hlasování. Takovou povinnost lze chápat jako nutnost uvést ke každému projednávanému jednotlivému bodu schváleného pořadu schůze rady obce, jaký návrh byl předmětem hlasování, jakým způsobem bylo hlasováno (aklamačně - zdvižením ruky, prostřednictvím hlasovací-ho zařízení se záznamem, tajně – prostřednictvím hlasovacích lístků) a v jakém pořadí bylo hlasováno (např. od posledního podaného návrhu, od protinávrhů apod.). Záznam průběhu hlasování u jednotlivých návrhů usnesení musí být nedílnou součástí zápisu.
- Výsledek hlasování – výsledek hlasování je nezbytný k posouzení platnosti usnesení rady obce nebo rozhodnutí. Výsledek hlasování, tj. uvedení počtu členů rady obce, kteří hlasovali pro návrh usnesení, kteří hlasovali proti návrhu
usnesení, kteří se zdrželi hlasování, příp. kteří nehlasovali, se v zápisu též musí zaznamenat vždy ke každému projednávanému jednotlivému bodu schváleného pořadu schůze rady obce (je-li k příslušnému bodu programu navrhováno přijetí usnesení).
- Přijatá usnesení – dle ustanovení § 101 odst. 3 se dále též v zápise ze schůze rady obce uvedou přijatá usnesení. Tato musí být vždy součástí zápisu ze schůze rady obce. Přijaté usnesení je třeba v zápise uvádět v takové podobě, v jaké bylo přijato. Jde-li např. o usnesení textově či obsahově rozsáhlé, je možné takové uvést v příloze zápisu, která se stane jeho nedílnou součástí, a na kterou bude v zápise přímo odkázáno. Taktéž přijaté usnesení se uvádí vždy ke každému projednávanému jednotlivému bodu schváleného programu schůze rady obce. Pokud se v závěru zápisu uvádí souhrn všech usnesení přijatých k jednotlivým bodům schváleného pořadu schůze rady obce, i zde je nezbytné uvádět je v podobě, v jaké byla přijata.
- Podpisy určených osob – zápis ze schůze rady obce podepisuje starosta spolu s místostarostou nebo jiným členem rady obce. Zápis musí vždy obsahovat minimálně dva podpisy. V případě, kdy má obec více místostarostů, podpis pod zápis by měl připojit ten, který je určen pro zastupování starosty. V případě, že se schůze rady neúčastní starosta obce, resp. není možné připojit jeho podpis,…
